「ソロ情シス」だからできるDXの進め方

1. リモート会議では会話のキャッチボールが難しい？

過去コラム「 会話のキャッチボールから人脈作りは始まる 」では、人脈形成のカギは会話のキャッチボールと説明したが、すでに定着しているものの、リモート会議などの非対面での対話では思うようにキャッチボールができていないと感じることが多い。

リモート会議では、相手を見ながらしゃべると視線がずれるし、カメラを見ていると相手の目や顔が見られない。相手の顔をパソコンのどの位置に配置するかだが、カメラに近い場所がベストだと思う。しかし、たくさんの人数の会議の場合には難しい。

非対面でも目を見ながらの会話は苦手な方もいる。モニター画面の中にカメラが埋め込まれていれば最高だが、アイディアはよいが「そこまで必要なのか？」が疑問である。何かよい方法を知っている方は連絡してほしい。

2. 2025年の崖が間近に迫っている

情シスの現場において関心度が高い問題の1つと言われる「2025年の崖」だが、もはや会社としても知らんぷりができない時期が来たのではないだろうか。突然、経営者が「わが社のDXはどうするか」と言ってきてもおかしくない。

しかし、「そう言われても情シスは僕1人だし、無理」と返事したくなるのも理解できる。情シスは1人しかいないが、社内ITに関することは行っているし、経営的には充分貢献しているのに、これ以上の仕事は当面無理と考えていても不思議ではない。

コロナ禍による新しい環境が定着してきたことや、経済の影響による社内ルールの見直しなどによるシステム変更作業が待ち構えているのではないだろうか。機器の老朽化による更新作業もあるはずだ。2025年の崖は理解していても、どこから手を出していけばいいかわからない。厄介なのは、これまでIT活用にそれほど積極的でなかった経営者がデジタルトランスフォーメーション（DX）をやれるか？…に対する回答である。

今日のコラムは、このような場面になった時「ソロ情シス」がプラスDX対応についてどのように回答すべきか、どのように進めていくべきか、ヒントをお話ししたい。

3. 社内向けのDXは大げさで特別なこととして考えない

情シスとしては、これまでやってきたことをこれからも継続し続け、時代の流れに合わせて自社のIT環境をよりよい方向に導くことが大切である。DXをあまり特別な扱いにしないことが大事ではないだろうか。

僕の考えであるが、「自社の扱っているデータがどう活用されているか」、「よい循環で回っているか」、「障害が発生した時のリカバリができる環境になっているのか」、この3点に的を絞っていけばいいのではないだろうか。まずは現状を知ることから始めてもよいのだ。この部分を把握できれば、経営者からくる突然の質問に対しても回答ができるのである。

DＸを推進していく上で、アナログ的な業務のデジタル化が目的になることが多い。しかし、アナログ業務は人やレガシー的なものが多いため属人化している場合がある。ＤＸが進まない原因の一つに、属人化されたデータの扱いが関係しているのである。

このように、「個人」がデータを抱えて属人化しているところは、新しいIT環境を導入する上で最も難関なのかもしれない。2025年には崖が待っているが、ＤＸをスムーズに推進するためには壁が存在しているのである。

ITの歴史から考えると、かつては自分のデータは自分のパソコンで管理するものだったため仕方ないが、この属人化データをどうにかしなければいけないのである。情シスは、まずは現場に入り込み、複雑化した人やシステムの現状を少しずつ紐解いて、信頼を得ながら進める必要がある。これは、ソロ情シスにとっては得意な作業かもしれない。

4. デジタル化の環境を作るために何が必要か

属人化データが存在する背景には、色々な問題が存在している。その背景には、当然、デジタル化に向けた環境整備がからんでいる。少し過去を振り返ってみよう。

これまで多くの企業では、処理するデータをデジタル化してPCに引き込み、社内や部署内に点在していたデータやファイルを集約する場所（共有サーバ）を作り、重要なデータを集めてきた。このようにして、データを活用しやすい環境を作り、共同作業をしやすくするなどして仕事を効率化してきた。

しかし、そのためのサーバをどこに置くのか？…空調環境のよい場所で、ファンの音が気にならない場所ということで、人の出入りのない倉庫になることもあった。また、各部署にNASを設置したり、個人で外部HDDを接続したりして管理することもよくあった。そのため、デジタル化が進むと属人化データも増えるのが当然のことだった。

しかし、問題はデータ管理である。この部分がDXを推進する上で基本になる部分ではないかと思う。データを集めて活用しやすい環境を作ると同時に安心して使ってもらうためにバックアップ機能が必要である。例えば、間違ってファイルを壊してしまった場合でも、少し前の状態に戻せるシステムを構築することは重要だ。さらに、必要な人だけデータが見られるように、アカウント管理やアクセス管理をするなど、個人PCで管理するよりも使いやすい環境を提供することではないかと思う。

よい循環でデータを回すことが、よいIT環境なのである。各人のPCのデータを共有ストレージに移動することで安心・安全になることを、社内に具体的に示すことが必要で、それでこそデジタル環境での運用範囲が広がっていくと考えられるのである。

しかし、デジタル化が進むということは、一度に扱えるデータ量も増えるということで、PC自体の能力についても目を向けなければならない。PC自身の動作が遅かったり、PCの立ち上がりに時間がかかっていたりすると、情シスの仕事も増えるからである。

新しい環境を考える場合、PCの動作環境も整備方針に含めてほしい。予算的には難しいこととは思うが、起動時間が早くなるだけで、情シスの負荷が減るのは間違いない。

5. 職員のアイディアからDXは生まれる

デジタル化が進むと、データが活用しやすくなり、そのデータを活用する開発者が生まれたりする。デジタル化されたデータ利用については、現場の人からも次々にアイディアが出るようになる。

DX推進はこのようなインフラ環境が整っている中で生まれるのかも知れない。さらにデータの精度やリアルタイム性が求められるようになるため、データのセキュリティも重視され安心、安全な運用が可能になるのだ。このような組織を作ることがDX推進の業務と言ってもいいのである。

まとめ

DX推進においては、「ソロ情シス」にできることは限られていると考えるのではなく、「ソロ情シス」だからこそできるものから取り組んでもらいたい。まずは、社内の属人的データを共有化するところから始めてはどうだろうか。データをよい循環で回すことを考え、IT環境への変化に慣れさせることを実施してほしい。