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Google Workspace と Microsoft 365、移行のポイント…メール編

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全2本立てでお送りします。

クラウド型のオフィスツールとして普及している Microsoft 365(旧称 Office 365)とGoogle Workspace(旧称 G Suite)。プラン変更や価格改定、組織上の理由などから、メールを移行するケースが見られるようになりました。そこで今回は、クラウド型で提供される Microsoft 365 および Google Workspace のメール移行時の注意点、手順などをまとめました。

この記事の内容
Microsoft 365(Exchange Online)と Google Workspace(Gmail)、それぞれ移行の理由とは?
パブリッククラウドでメール移行する際の注意点…移行の基本的な考え方
Microsoft 365(Exchange Online)に移行する場合
Google Workspace(Gmail)に移行する場合
まとめ

Microsoft 365(Exchange Online)と Google Workspace(Gmail)、それぞれ移行の理由とは?

パブリッククラウドのビジネスツールとして、多くの企業で用いられている Microsoft 365 と Google Workspace のメール。Microsoft 365 では Exchange Online(メーラとしてはOutlook)、Google Workspace では Gmail が提供されています。それぞれ互いに移行するケースもいくつか見られていますが、その理由について営業現場やエンジニアからヒアリングした情報をもとに整理しました。

① Microsoft 365 (Exchange Online)に移行する理由

  • これまで G Suite を利用していたが、Google Workspace に変更した際のプラン変更でユーザ数が変わってしまい、現状だとプラン変更や追加費用が発生することになったため。
  • Google Workspace に変更した際に、現在利用中のプランだと割高になることがわかった。そこで今後、数年間のコストを計算した結果、移行にかかる費用を考えても Microsoft 365 の方が適正と判断した。
  • Azure Active Directory(以下、Azure AD)とアカウントを連携したいので、Microsoft 365 にメールも統一した。
  • 取引先が Microsoft 365 を利用しているので、合わせて使う必要があるため。
  • テレワークをきっかけに、在宅勤務者の Windows デバイス管理を実施したい。Active Directory との連携を含め、社内環境(Microsoft Word、Excel や Teams など)を Windows 環境に統一することでシームレスに連携、SSOの実現を考えている。 ……など

② Google Workspace(Gmail)に移行する理由

  • 経営層など決定権者が Gmail など、Google Workspace の環境を使い慣れているため。
  • 取引先が Google Workspace を利用しているので、合わせて使う必要があるため。
  • 数年間の利用を考えた時に、Google Workspace の方が費用対効果が良いと判断したため。
  • 使用しているGoogle 提供のOSが搭載されたPCやスマートフォン等のデバイスと、Google Workspace 環境化でシームレスな連携を行いたいため。 ……など

パブリッククラウドでメール移行する際の注意点…移行の基本的な考え方

Microsoft 365 から Google Workspace に、あるいは Google Workspace から Microsoft 365 にメールを移行する場合に注意しておきたいポイントを3つ紹介します。これは、ほかのSaaSの移行にも当てはまることが多い基本的な考え方ですので、ぜひ押さえておきましょう。

●移行できるもの/できないものの確認・把握
メール移行する場合に考えたいのが、どこまでが移行できるかを確認する必要があります。
例えば、スケジューラ(カレンダー)機能や施設・会議室予約機能と連携して利用している場合、そのままの使い勝手のまま移行できるわけではありません。ほかにも、スプレッドシートなどのビジネスツールやドライブなどと連携している場合には注意が必要です。
●どう変わるかを把握、影響度を想像する
移行により変更される範囲がどこまで及ぶのかを考える必要があります。アカウントの管理方法、DNSのレコードの管理方法などが変わることになると、社内のコミュニケーション基盤にどのような影響が及ぶのかをあらかじめ考えておく必要があります。認証の仕組みも変わりますので、設定から実行までの範囲と運用管理についても検討しておくことが重要です。
また利用者から、「これまでできていたことができなくなった」、「同じ機能が重複している」、「新しいツールや機能の使い方がわからない」など、問い合わせが生じる可能性も考え、事前に伝えることやFAQの準備も必要になります。
●余裕を持ったスケジュールが必要
移行プロジェクトはベンダーやSIerに相談しながら進めることになると思いますが、利用開始までのプロセスを整理して、余裕を持ったスケジュールを作成しなければなりません。準備期間や移行期間、運用前テストなどの時間を取ることや、一時期は移行前後の両環境での運用も必要になることを考えることになります。

Microsoft 365(Exchange Online)に移行する場合

Gmail から Exchange Online に移行する場合の流れを紹介します。すでにメール移行の目的や解決できる課題が明確になり、パートナーも選定し、移行作業に入っている段階からの流れとなります。

●移行の流れ

ここでは、移行の全体像をつかむためにも、一般的な手順を紹介します。

<準備>
① 全体像をつかむためにも、既存環境を棚卸しして変更前後のシステムを明文化
② Gmail から Exchange Online への移行対象ユーザの精査と移行元環境を整理する
③ 既存の Microsoft 365 ユーザーのサインインIDを調整する
④ Gmail、Exchange Online 双方の移行環境を準備・作成する
<移行段階>
⑤ 移行テストユーザーを選定し、移行ツール(Mover)にて実行。動作を確認する
⑥ テスト結果を踏まえ、残りのユーザーも移行を開始
⑦-1 各ユーザーのメーラ(Outlook)を設定
⑦-2 グループや会議室のアカウントを設定
⑧ 仮運用開始(この段階では Gmail も共存。1ヶ月程度の同時運用期間を経て Exchange Online に統一)

●移行の方法

Gmail から Exchange Online に移行する際には、無償/有償含めツールがいくつかございます。代表的なものとして、Microsoft が Microsoft 365 利用者に無償で提供している「Mover」という移行ツールが利用できます。

<参考リンク ※Microsoft 社サイト>
・Mover 管理対象の移行ガイド
・Google Workspaceから移行する

Mover はさまざまなクラウド ストレージ プラットフォームからの移行を支援するツールですが、いくつか注意点もありますのでチェックしておきましょう。ここでは代表的な注意点を掲載します。なお、この注意点は2021年6月時点のものですので、移行の際にはMicrosoft 社提供情報を確認し、最新の情報を確認するようにしてください。

●移行事例

①A社
課題:Google Workspace の価格改定により現在の環境ではコストが増えることが判明。また複数システム運用によりかかっている工数・コストを効率化。
解決策:Microsoft 365 にコミュニケーション基盤、認証基盤、セキュリティを全面移行することによりコスト・工数の効率化を図る。
結果:まずはコミュニケーション基盤から移行。約4ヶ月で Exchange Online に移行。今後は Azure AD で統合管理を目指す。
②その他
・B社:約40TBのデータをクラウドto クラウドで Microsoft 365 環境へ移行
・C社:Microsoft 365 への移行に合わせてActive Directory管理から漏れていた約2,000件のアカウントを統合管理

Google Workspace(Gmail)に移行する場合

Exchange Online から Gmail に移行する場合の流れを紹介します。すでにメール移行の目的や解決できる課題が明確になり、パートナーも選定し、移行作業に入っている段階からの流れとなります。

●移行の流れ

ここでは、移行の全体像をつかむためにも、一般的な手順を紹介します。

<準備>
① 全体像をつかむためにも、既存環境を棚卸しして変更前後のシステムを明文化
② Exchange Online から Gmail への移行対象ユーザの精査と移行元環境を整理する
③ 既存の Google Workspace のアカウントIDを確認する
④ Exchange Online、Gmail 双方の移行環境を準備・作成する
<移行段階>
⑤ 移行テストユーザーを選定し移行(移行はユーザー数、利用アプリケーションにより異なる)。動作を確認する
⑥ テスト結果を踏まえ、残りのユーザーも移行を開始
⑦-1 各ユーザーのメーラ/メール送受信環境を設定
⑦-2 グループや会議室のアカウントを設定
⑧ 仮運用開始(この段階では Exchange Online も共存。1ヶ月程度の同時運用期間を経て Gmail に統一)

▲ Google Workspace 管理者ヘルプでは移行手順が紹介されている

●移行方法

Exchange または Exchange Online から Google Workspace に移行するための様々なツールが用意されています。ツールを活用することで、メール、カレンダー、連絡先などのデータを移行することも可能です。データ移行元、利用中のアプリケーションによりツールが異なりますので、詳細および最新情報は下記の参考リンクを参照してください。

<参考リンク ※Google社サイト>
Exchange または Exchange Online から Google Workspace に移行する

まとめ

今回は、クラウド型のオフィスツールとして普及が進む Microsoft 365 と Google Workspace 双方へのメール移行の概要をご紹介しました。利用環境は企業によって異なりますので、詳細についてはここで取り上げた参考サイトなどで確認してください。自社にとってより良い環境へ移行し運用するためにも、ぜひ参照してみてはいかがでしょうか。

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