本コラムでは、Microsoft 365 を利用していて、オンプレミスのファイルサーバやほかのクラウドストレージから SharePoint または OneDrive に移行を考えている企業に向けて解説します。なお、ファイルサーバをクラウド環境に移行するメリットやSharePoint、OneDrive の概要については こちら の記事を参考にしてください。
Microsoft 365 ユーザなら、 SharePoint / OneDrive がおすすめ
ファイルサーバのクラウド化はコストの削減や機能性の向上、セキュリティ環境の強化など、数多くのメリットがあります。オンプレミスのファイルサーバの移行先となるクラウドストレージを考えた時、様々な選択肢がありますが、Microsoft 365 を利用しているのであればまず考えたいのが、ファイル共有・情報共有サービスの「SharePoint」とクラウドストレージサービスの「OneDrive」です。
SharePoint / OneDrive への移行
オンプレミスのファイルサーバを SharePoint または OneDrive へ移行する際の手順を確認します。Microsoft では下記のような流れを提示しています。ここでは、「 ファイル共有から OneDrive および SharePoint への移行ガイド 」をもとに、移行手順の概略を整理してみましょう。
※「
ファイル共有から OneDrive および SharePoint への移行ガイド
（外部リンク）」より
- ①移行の計画：
- まずは移行対象や移行までのスケジュールなど、移行計画を策定します。移行対象となるファイルサーバ、フォルダとファイルの構造などを明確にします。また、保存先を個人向け、チームで共同作業に用いる共有ライブラリに格納するものなどに分類します。この時、共有ライブラリ内の各フォルダ、ファイルにはアクセス権限の設定も必要です。
- ②評価と修復：
- 移行対象が決まったら、そのファイルやフォルダの内容を評価します。ファイル拡張子、ファイルやフォルダ名、パスの長さなどで評価し、移行できない内容を修正して移行できる形式に整えます。また、評価・修復は Microsoft 社が提供する、SharePoint 移行ツール (SPMT)でもファイルをスキャンして評価できる機能があります。
- また、移行にはアップロードサイズの制限、アカウント数の制限、MacOSの制限事項など、様々な制限事項があります。Microsoft では、「 OneDrive と SharePoint の制限事項 （外部リンク）」として、随時、情報を更新しています。このページも参考にしながら評価を進めることができます。
- ③OneDrive および SharePoint 環境の準備：
- 移行するためには、OneDrive および SharePoint 環境をユーザ向けに事前準備（プロビジョニング）しておく必要があります。ユーザの作成、サイトの作成、テナントの作成などが必要になりますが、詳しくは Microsoft がリリースする最新情報を参考に設定を進めるのがよいでしょう。
- ④移行：
- Microsoft 社では標準的な移行プロセスのベストプラクティスとして、下記のプロセスを紹介しています。
- (1)パイロットグループ（先行して移行する少数のグループ）を設定する。その目的は、パフォーマンスや移行プロセスを検証し、問題があった場合には改善するため。
- (2)パイロット移行を実行。その際、自社で実行する場合と、パートナーに依頼して移行する場合が考えられます。自社で移行する場合には、内部のITリソースを活用して、Microsoft が 無償で提供する「SharePoint移行ツール」などを活用して行います。パートナーに依頼する場合には、有償ですが自社のリソースを使うことなく移行できます。
- (3)パイロット移行のデータを検証し問題点を洗い出し改善します。合わせて、残りのグループの移行スケジュールを策定します。
- (4)残りのグループを移行します。
- ⑤ユーザのオンボーディング：
- オンボーディングは、移行が完了した後に社員が SharePoint / OneDrive を円滑に利用し定着させるためのプログラムです。社員教育や事例紹介、よく聞かれる質問をまとめてFAQを作成するなど、ユーザの活用が促進するための情報を提供します。
- ここでは、Microsoft が提供する移行ガイドをもとに概略を整理しましたが、クラウドサービスは常に改善が繰り返され、更新され続けます。従って、実際に移行する際には Microsoft 社が発信する最新の情報を得ることや、移行に詳しいパートナーに依頼することも移行を成功に導くポイントの1つとなります。
まとめ
今回は、ファイルサーバを Microsoft 365 のSharePoint / OneDrive に移行する手順を紹介しました。ファイルサーバをクラウド化することで、新しい働き方がより推進できるのではないでしょうか。しかし、自社で移行するのは難しい、人手が足りないという場合には、SharePoint / OneDrive への移行実績が豊富なパートナーに相談してみてはいかがでしょうか。
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