Microsoft 365 でファイルサーバをクラウド化するメリット

オンプレミスのファイルサーバに限界を感じ、クラウド型のストレージを利用する企業が増えています。本記事では、Microsoft 365 のユーザまたは導入検討者に向け、SharePoint や OneDrive を利用してファイルサーバをクラウド化する方法についてご紹介します。

オンプレミスのファイルサーバの限界とクラウド型ストレージのメリット

情シスの業務の1つであるファイルサーバの運用管理。常に、容量の問題、バックアップ、サポート、障害対応、セキュリティ対策などに悩まされるものでしょう。さらに、テレワークが普及する昨今、社員がオフィスで作業することを前提にしていたオンプレミスのファイルサーバでは、社内同様の安全かつスムーズに接続するのは難しくなり、個人でクラウドストレージを利用したり、USBメモリを利用したりするなど、シャドーITの温床になる危険性も指摘されるようになりました。

では、ファイルサーバをクラウド化するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

①導入しやすく拡張性が高い

クラウドのファイルサーバはサーバ機器やソフトウェアの購入や設定が不要でスタート可能。容量が不足した場合でも、簡単に拡張できます。また、アップデート不要で常に最新の機能も利用できます。

②セキュリティ対策

かつてはクラウドを利用するにあたり、ネックとされていたのがセキュリティですが、現在はネットワークの保護、アクセス制御、脅威監視、データ暗号化など様々なセキュリティ対策が提供されています。

③初期費用と運用コスト

クラウドは初期費用がかからず、毎月一定の料金を支払うだけで、保守・更新・セキュリティ・サポートすべてのサービスが利用できます。また、サーバなどのIT資産を所有することなく、費用はすべて経費として計上されます。機器のトラブルに対応する必要がなく、情シスの運用負荷軽減、工数削減につながります。

④テレワーク、マルチデバイス対応

在宅勤務などテレワーク環境から、オフィスにいる時のようにファイルサーバにアクセス可能です。クラウド型ストレージの多くは、PCやタブレット、スマホなどマルチデバイス対応なので、多様な働き方に対応できます。

⑤バックアップ、BCP対応

情シスにとって社内システムのバックアップ業務は欠かせない業務ですが、オンプレミス環境では年々容量が増加しバックアップの負荷も増していることでしょう。また災害などを想定し、事業を継続するためには異なる場所に複数のバックアップを確保したいものです。その点、クラウドの場合には社内にデータを保管するわけではないので安全で、クラウド提供側も複数のデータセンタなどにデータを分散して保存している場合が多いので、バックアップやディザスタリカバリを考えた場合にも有用です。

Microsoft 365 でファイルサーバを利用する…SharePoint と OneDrive

クラウド型のファイルサーバやストレージは多くのベンダーが多様な製品を提供しており、一から選定するとなると、手間と時間がかかります。しかし、Microsoft 365 を利用している場合、SharePoint や OneDrive をファイルサーバとして使うことができ、Microsoft Teams とも連携しているので利便性が高まります。ここからは、SharePoint と OneDrive の概要について解説します。

SharePoint とは？

SharePoint は、Microsoftが提供するファイル共有や情報共有を行うためのサービスです。ポータルサイトの構築、ドキュメントや画像の共有、重要書類の保管やバージョン管理、ワークフローの管理、データベースの検索機能などが使えます。Microsoft 365 のクラウドサービスとして提供されるため、オンプレミスにサーバ機器などの設置は不要で、マルチデバイスに対応しています。

OneDrive とは？

OneDrive はMicrosoftが提供するオンラインストレージサービスです。インターネット環境とデバイスがあれば、社内はもちろん在宅勤務などテレワーク環境や出張先からでもストレージ内のファイルにアクセスできます。また、インターネットに接続しなくても、必要なファイルをローカルに保存でき、インターネットに接続すればスマホやタブレットと同期して使用可能です。OneDrive は個人向けと法人向けのサービスがあり、アカウントや初期ストレージ容量、管理者機能が異なります。

文書の共有と管理

文書の共有は、通常は Teams 上で簡単に行うことができます。Teams では SharePoint と連携することで、膨大なストレージ容量を持つとともに、簡単に過去のファイルの更新履歴を管理することができます。また、期間限定プロジェクトの共同編集用のチームに対して有効期限を設定することで、共同編集領域を一定期間で自動削除するような設定も行えます。

SharePoint と OneDrive、使い分けのヒント

SharePoint と OneDrive（法人向け）は共通する機能と、それぞれ異なる機能があります。Microsoft 365 ではどちらも利用できますが、SharePoint と OneDrive（法人向け）を適切に使い分けるために、共通点とそれぞれの違いを押さえておきましょう。

SharePoint と OneDrive の共通点

複数のユーザが同じファイルを共有し、同時編集できます。モバイルアプリからもアクセス可能で、Microsoft Outlookからリンクを添付できます。ワンタイムパスワードによるファイルやフォルダの外部共有のほか、すべてのファイルをクラウドに保存し、PC上にはファイルの概要を示す最小限の情報を残す「ファイルオンデマンド」という同期方式も新しく追加されました。 とくに、ファイルオンデマンド機能を使うと、SharePointやOneDriveで従来のファイルサーバと同じような使い勝手を実現できます。ローカルディスクよりも大きなSharePoint/OneDrive からよく使うファイルだけPCに同期することができます。

アプリから内線電話

Microsoft Teams の通話モバイルアプリを活用すれば、クラウド型のビジネスフォンとして外線・内線の発信や着信が行えます。検索機能を利用すれば、相手の番号がわからない場合でも音声・ビデオ通話ができます。ユーザのアイコンから相手のステータスを確認できるなど、在席状況の確認がリアルタイムで行えるほか、録音した会話を他のユーザに転送して共有できるのもメリットです。このシステムを活用すれば、内線電話システムが不要となり、通信料を削減でき、取り次ぎの手間も省けるため業務の効率化につながります。

SharePoint 独自の特長

まず、SharePoint はポータルサイトを構築する機能があります。また、チームのページを作成してファイルを共有したり、編集機能にロックをかけて制御したり、世代数を指定してバージョン管理できたりするなど、ファイル管理の利便性が高いことが特長です。

ストレージ容量は1企業につき1TBで、ユーザごとに10GBを割り当て、最大20TBまで追加できます。SharePoint は、会社の正式書類を全社で利用する際のファイル共有サービスとして適しています。

OneDrive 独自の特長

個人PCのバックアップや同期が可能で、ストレージ容量は無制限です。また、バージョン管理機能があり、過去30日分であればファイルを復元できます。OneDrive（法人向け）はPC上のすべてのファイルをバックアップできるので、個人のファイルを保存するための大容量フォルダサービスとして最適です。

まとめ

本記事では、オンプレミスのファイルサーバに限界を感じている情シス向けに、クラウド型のストレージのメリットについて解説するとともに、Microsoft 365 ユーザが利用できる SharePoint と OneDrive の特長について解説しました。この記事を参考に、自身の企業に適したサービスを検討してみてください。