デジタル技術を活用して業務プロセスやビジネスモデルを変革する「DX」の重要性が高まっていますが、バックオフィス業務も例外ではありません。経理、人事、総務といったバックオフィス業務のDXのために、生成AIに大きな期待が寄せられています。
この記事では、業務ごとの生成AIの活用方法や、バックオフィスDXの進め方について解説します。
バックオフィスDX推進で注目される生成AI
多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組んでいる中、有用なデジタル技術として注目されているのが生成AIです。まずは、バックオフィスDXと生成AIの現状について解説します。
「2025年の崖」とバックオフィスDXの必要性
DXとは、デジタル技術を活用して業務プロセスやビジネスモデルを変革し、競争力を向上させる取り組みのことです。経済産業省は「DXレポート」などを通じて、老朽化したシステムや非効率的な業務プロセスが経済的損失を生むリスクを「2025年の崖」と呼び、2025年までにDXを実現することを強く推奨しています。
この文脈において、現在、特に必要性が高まっているのがバックオフィスDXです。企業活動の土台となるバックオフィス業務のDXは、業務効率の向上やコスト削減、経営のスピードアップを一気に進めるために不可欠なものとして認識され、期待されています。
生成AIがバックオフィスDXのカギを握る理由
バックオフィス業務のDXは、難しいと考える企業は少なくありません。多くの業務が慣例・慣習を含む専門的な知識を要するため、業務プロセスが属人化・ブラックボックス化しやすいためです。長年使用されて複雑化した基幹システムもまた、DXを妨げる要因となっています。
また、バックオフィス業務には、紙ベースの書類や押印が必要な決裁フロー、出社を前提とした業務プロセスなどが多く、テレワークが進んだ現状にはそぐわないものとなっています。
そこで、バックオフィスDXを実現する切り札として注目されているのが生成AIです。生成AIを使えば、大量のデータを用いて業務を自動化したり、高度な予測や意思決定を支援したりできるでしょう。
膨大なデータが集まり、それらを迅速に処理しなくてはならないバックオフィス業務は、生成AIと親和性が高いといえます。
バックオフィスの効率化については、下記の記事をご覧ください。
バックオフィス業務を効率化するには？効果を高める5つのステップ
生成AIによるバックオフィスDXの方法
バックオフィスDXに生成AIを活用する方法には、どのようなものがあるのでしょうか。業務ごとの具体例をご紹介します。
経理業務のDX
生成AIを活用できる経理業務のひとつは、紙の領収書や請求書のデータ化と保存です。AI-OCRを使って領収書や請求書から文字情報を抽出し、生成AIを使って会計システムなどに適合するデータ形式に成形することで、人力によるデータ入力作業が大幅に削減できます。
また、生成AIは、予算管理の最適化にも役立ちます。生成AIが過去の財務データや市場動向を分析し、将来の収支予測モデルを構築。これを用いてリアルタイムで予算実績を分析し、修正案や改善策を生成して示します。こうしたプロセスで、予算超過リスクの低減やリアルタイムでの財務状況の可視化が可能となるのです。
人事業務のDX
人事業務では、生成AI型チャットボットが採用問い合わせの一次対応を自動化します。応募者の質問に対し、生成AIが適切な回答を生成して返答。24時間365日の対応を可能にします。
また、生成AI型チャットボットは、社内からの休暇取得などに関する問い合わせ対応にも活用可能です。そのほか、有給休暇取得率の低い従業員への自動アラート送信や、申請から承認までのプロセスの自動化といったことも、生成AIを使って実現できるでしょう。
契約管理業務のDX
契約管理業務では、生成AIを契約書のレビューやリスク検出に活用可能です。生成AIが不利な条項や欠落条項を瞬時に探し出すだけでなく、リスク評価と修正案の提案も行うことができます。
また、契約書の更新業務においても、生成AIの機能が役立ちます。契約の終了日や更新拒絶期限日を自動抽出し、指定したタイミングで通知することも可能です。
文書管理業務のDX
文書管理業務では、生成AIが文脈や内容を理解した上で、高度な検索機能を提供します。従来の検索と異なり、キーワードの類似表現や言い換えも検索対象に含みながら、ユーザーの意図をくんだ検索結果を返すことが可能です。
また、文書の自動分類や整理、内部監査における社内文書の不正・違反の兆候検出、間違った箇所の指摘と改善策の提案なども、生成AIに担わせることができます。
書類作成のサポートには、もはや生成AIが欠かせません。既存の文書フォーマットにもとづいた文書作成、あるいは作成された文書のチェック、修正点の提案などを瞬時に行うことができます。
生成AIの活用事例については、下記の記事をご覧ください。
生成AI活用事例！業務マニュアルを活用するためのプロセスを大公開！
生成AIによるバックオフィスDXの進め方
生成AIを活用したバックオフィスDXを成功させるには、計画性を持って進めることが欠かせません。ここでは、バックオフィスDXを進める際の5つのステップをご紹介します。
1. 現状分析
まず、現在の業務プロセスと課題を詳細に洗い出し、生成AIで解決できる部分を特定します。この際、業務フロー図を作成すると、現状の課題を可視化しやすいでしょう。
2. DXの目標設定
次に、DXによって目指す状況をイメージし、具体的な目標を設定します。例えば、「作業時間の50％削減」や「人的ミスの90％削減」といった数値目標を立てることが重要です。
測定可能なKPIを設定することにより、DX推進の進行具合や成果を客観的に評価できます。
3. DXに向けた生成AIツールの選定と準備
続いて行うのは、設定した目標を実現するための生成AIツールの選定です。自社開発する場合と、ベンダーが提供する外部ツールを利用する場合を比較し、開発コストや運用効果を考慮してベストな選択をします。
外部ツールを利用する場合は、ベンダーによるサポート体制やコスト、導入効果も十分に検討することが必要です。外部ツール選定後は、生成AI活用のために必要なデータを整備し、トレーニングデータとして準備します。
4. 生成AIツールのテスト運用と従業員教育
選定した生成AIツールの本格導入の前に、一部の業務や部署でテスト運用し、問題点や改善点を洗い出します。フィードバックをもとに、自社の業務にフィットするよう、改善を重ねましょう。
並行して、従業員向けの説明会やトレーニングを実施し、生成AIツールの使い方や目的、期待される効果について理解を深めます。この段階で、生成AIへの理解をできるだけ従業員に浸透させることが、スムーズな導入のポイントです。
5. 生成AIツールの本格導入と継続的な改善
テスト運用の結果を踏まえ、生成AIツールを業務全体に導入します。ただし、導入自体を目的とするのではなく、効率化の継続的な改善を図る仕組みを構築して、最適化を図っていくことが重要です。定期的に利用状況をモニタリングし、必要に応じて生成AIツールのアップデートや業務プロセスの見直しをしてください。
バックオフィスDXは、一度の生成AIツール導入で完了するものではなく、継続的な改善が不可欠です。生成AIの進化と、課題やニーズの変化に応じて、常に最適な状態を維持するよう努めることが、DX実現のポイントとなります。
バックオフィスDXを進める上での障壁
バックオフィスDXを進めていくプロセスでは、さまざまな障壁が生じるかもしれません。これらの障壁の性質を理解し、適切に対処することが、DXを成功に導く足掛かりとなります。ここでは、バックオフィスDXの障壁と、その対処法について解説します。
従業員の心理的抵抗
バックオフィスDXの障壁のひとつは、新しいツールや業務改革に対する従業員の心理的抵抗です。特に、長年同じ方法で業務を行ってきた従業員にとっては、業務の進め方の変化に対して抵抗感を抱きやすいかもしれません。
この障壁を克服するためには、従業員にツール導入のメリットを具体的に伝え、簡単なトレーニングを実施することが効果的です。従業員一人ひとりに対して、DXがもたらす業務効率化や作業負担の軽減など、具体的なメリットを説明します。
また、新しいツールの使用方法について、段階的かつ丁寧なトレーニングを行うことも、従業員の不安軽減のために役立つでしょう。
データ整理作業の負担
生成AIの導入時には、データの整理作業が必要です。長年蓄積されたデータや、複数のシステムに分散したデータを統合して生成AIが活用しやすいよう構造化していく作業には、多くのリソースを投じる必要があり、負担となるかもしれません。
この問題に対処するには、まずデータ整理の方針を明確にすることが必要です。どのような作業をどの程度の時間をかけて行うかスケジュールを立て、優先度の高いデータから段階的に整理を進めていきましょう。ベンダーが、生成AIツールの導入時に伴走してくれる体制があれば、ぜひ活用してください。
業務の棚卸に時間がかかる
バックオフィス業務には細かい作業や雑務が多く含まれており、すべての業務のDXを図ることは困難です。業務の棚卸や優先順位付けに多くの時間と労力がかかることが、DX推進の障壁となるケースも見られます。
この課題に対しては、優先度の高い一部の業務からDXに取り組み、軌道に乗ってから全社へ展開するスモールスタート型のアプローチが有効です。まずは効果が見込みやすく、比較的取り組みやすい業務を選定し、小規模なプロジェクトとしてDX推進を開始します。
成功事例を作ることで、社内の理解と協力を得やすくなり、段階的にほかの業務へとDXを拡大していけるでしょう。
生成AIを活用してバックオフィスDXを着実に推進しよう
バックオフィスDXの推進は、業務効率の向上に加えて、コスト削減、人的ミスの低減など、企業に多大なメリットをもたらします。そしてその実現には、生成AIの活用が有効です。経理、人事、契約管理、文書管理など、多岐にわたる業務において、生成AIは高度な自動化と最適化に役立ちます。自社で生成AIツールを開発することが難しい場合は、外部ツールを導入するのがおすすめです。
ソフトクリエイトが提供する Safe AI Gateway は、企業が生成AIを安全・簡単に利用できるように開発したサービスです。企業ごとに安全な専用環境を作ることで、セキュアな生成AI活用を実現します。また、自社データを利用した生成AI型のチャットボットを、自社で簡単に作ることが可能です。 Safe AI Gateway をご検討中の企業様は、まずは無料トライアルで導入前の不安を解消してはいかがでしょうか。1ヶ月の無料トライアルは、下記のリンクからお申し込みください。
