生成AIの代表格として注目を集める ChatGPT を、企業の業務効率化に活用することは可能なのでしょうか。
結論から言うと、 ChatGPT を業務効率化に用いることは可能です。むしろ現在、多くの企業が注目しているのは、 ChatGPT をどのように使えば最大限に役立てられるのかという点です。
この記事では、 ChatGPT を業務効率化に活用する際のメリット・デメリットのほか、具体的な活用例について解説します。
ChatGPT がビジネスに活用される理由
近年、 ChatGPT のビジネス活用はますます進んでいます。その理由について、詳しく見ていきましょう。
自然言語処理能力の向上と高い利便性
ChatGPT はOpenAIが開発した生成AIで、利用者が自然言語で入力した質問に対して対話形式で回答を生成するプログラムです。インターネット上の膨大なデータを学習し、人間を相手にしているように自然な会話を行うことができます。
この ChatGPT がビジネスに活用されるようになったのは、生成AI技術の急速な進化と、それに伴う自然言語処理能力の向上があります。
生成AIの代表的なサービスである ChatGPT は、特別な技術や専門知識がなくても簡単に利用できるため、多くの個人が利用し、企業でも導入されるようになりました。
特に、文書や資料の作成補助、長文記事の要約、議事録の作成と要約、企画やアイディア出しなどは、 ChatGPT の得意分野です。これらの機能を活用することによって、企業の業務効率化やコスト削減が進むことが期待されており、新たな可能性が現在進行系で模索されています。
3.5から4（4o）への ChatGPT の進化
ChatGPT は、2023年3月14日に3.5から4へとバージョンアップし、自然言語処理能力を向上させました。さらに、2024年5月14日にリリースされた ChatGPT-4o は、音声や画像の処理を可能としています。
この進化により、 ChatGPT が生成する文章の質は以前より向上し、より複雑なタスクに対応できるようになりました。より高度な文脈理解と、質問に対する的確な回答が可能となり、ビジネスにおける実用度が向上して活用範囲が広がっています。
ChatGPT のビジネス活用例
現在の ChatGPT は、実際にどのようにビジネス活用されているのでしょうか。ソフトクリエイトが調査したところ、 ChatGPT のビジネス活用例として下記のようなものが挙げられました。
- ＜ ChatGPT のビジネス活用例＞
- ・文書・資料作成補助
- ・企画やアイディア出し
- ・文章の要約
- ・メール、挨拶文のドラフト作成
- ・プログラミングコードの作成
- ・議事録作成・要約
- ・文書の構成・レビュー
- ・情報収集
- ・文書の翻訳
- ・社内情報マニュアル、サポート窓口
- ・データ分析
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ChatGPT で業務効率化をするメリット
業務のスピードアップ
ChatGPT を業務に活用するメリットのひとつは、業務のスピードを大幅に向上させられることです。例えば、レポートやメールを作成する際、条件や概要を ChatGPT に伝えるだけで迅速にドラフト（草稿）となる文章が生成されるので、短時間でレポートやメールを作成できます。
企画やアイディア出しにおいても、 ChatGPT に質問を繰り返すと何度でも提案を返すので、疑似ブレーンストーミングをしてアイディアを練ることができます。
また、データ分析に利用すると、手作業に比べてスピードアップが可能です。
コスト削減
ChatGPT の業務活用は、コストの削減にもつながります。例えば、 ChatGPT を組み込んだチャットボットをユーザーや顧客からの問い合わせ窓口に導入すると、人的コストの削減が可能です。 ChatGPT は24時間体制で複数の問い合わせに対応できるため、必要な人員の削減につながります。
ChatGPT のこうしたサポート業務への活用は、コストの削減だけでなく、ユーザーや顧客の満足度向上にも役立ちます。ユーザーはいつでも迅速に、待たされることなく回答を得られるからです。
人的ミスの軽減
ChatGPT を活用すると、業務における人的ミスを軽減できることもメリットです。
例えば、データ収集を自動化すれば手作業によるミスを防ぎ、正確なデータを確保できます。レポートやメールの文面の誤字脱字チェックなど、ヒューマンエラーを減らす使い方も可能です。
ChatGPT で業務効率化をするデメリット
ChatGPT で業務効率化を図るメリットは大きいですが、デメリットもあります。活用を考える際には、下記の3点について把握しておきましょう。
セキュリティの懸念
ChatGPT は、ユーザーからの入力内容を学習して、精度を高めていく仕組みを備えています。そのため、入力されたデータが学習データとなり、ほかの質問へのアウトプットに利用されるケースがあります。
特に、機密情報や個人情報を含むデータを入力する場合は、情報漏洩に対する対策が必要です。企業が ChatGPT を業務に導入する際は、どのようなデータを扱うのかを慎重に検討し、必要に応じて適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。
知的財産権を侵害する可能性
ChatGPT は、膨大なデータを学習してアウトプットの際に参照するため、既存の記事や本、イラストなどに類似した内容を出力してしまうことがあります。
そのため、生成されたものを確認せずに公開すると、意図せず著作権を含む知的財産権を侵害してしまうかもしれません。特に、記事やイラストをコンテンツとして公開するときは、生成された内容についてしっかりと確認することが必要です。
アウトプットの正確性
ChatGPT は、非常に高度な自然言語処理能力を持っていますが、生成された回答が常に正確であるとは限りません。学習データの不足や偏りなどが原因となって、生成AIが事実にもとづかない情報を生成する「ハルシネーション」と呼ばれる現象が発生することがあります。
そのため、 ChatGPT が生成した情報はそのまま利用するのではなく、ファクトチェックを行い、情報の正確性を確認してから利用することが適切といえます。
特に、記事として公開する場合や、ビジネスにおける重要な意思決定に関わる情報については、慎重な検証が必要です。
ChatGPT で効率化できる業務の例
ChatGPT の業務利用には配慮すべき点はあるものの、多様な業務を効率化する強力なツールであることには間違いありません。 ChatGPT で効率化できる業務の例には、下記のようなものがあります。
リストアップ・要約
ChatGPT は、既存の文章から重要な要素をリストアップしたり、議事録やレポートなどの長い文章を簡潔に要約したりすることができます。
情報の整理や分析を迅速に行えるので、意思決定のスピード向上に役立ちます。
文書作成
条件や概要を指定することで、 ChatGPT はさまざまな種類の文書を作成可能です。
例えば、ビジネスメールや報告書の作成を始めから人間が行うよりも、 ChatGPT でドラフトを作成し、人間が修正を加えることで、効率的に高品質な文書を作成できます。
翻訳
ChatGPT は、英語、スペイン語、フランス語、中国語など、50以上の異なる言語をサポートしており、これらの言語間の翻訳もできます。多言語のコミュニケーションが必要な場合に、簡易的な翻訳をすみやかに行えるので、業務をスムーズに進めることが可能です。
アイディア出し
企画やサービスなどのアイディア出しが必要なとき、 ChatGPT を会話の相手として利用すれば、さまざまな視点から提案を返してきます。
自然言語でのやりとりを通じて、創造的で新しいアイディアや企画、発想のヒントを得られます。
Excel 関数やプログラムコードの生成
ChatGPT を利用すると、専門知識がなくても、 Excel 関数やプログラムコードの生成が可能です。これを利用して、 Excel での集計を自動化したり、既存のアプリケーションをカスタマイズしたりして業務の効率化を図れます。ただし、実装する際は専門家にチェックしてもらうことが望ましいでしょう。
テキスト以外のファイル認識
ChatGPT-4o は、テキスト以外のファイルを認識し、文字情報を読み取るOCR機能を備えています。この機能を使えば、画像やPDFなどの非テキストデータを簡単にテキスト化することができ、手動で入力する手間を省けます。
ChatGPT はAPI連携をすることで、さらなる業務効率化が可能
ChatGPT は、API連携によってほかのツールと組み合わせることが可能です。API連携とは、異なるシステムやアプリケーション間でデータや機能を共有・利用する仕組みのことで、 ChatGPT の機能をさまざまなアプリケーションに組み込めば、特定の業務プロセスの自動化や効率化が可能になります。
例えば、 Slack や Chatwork といったコミュニケーションツールに ChatGPT を連携すると、それらのツール内で ChatGPT でのリアルタイムの質問応答や情報提供ができるようになります。
また、 Google スプレッドシートと連携して、データの自動入力や分析も可能です。
Outlook や SharePoint といったMicrosoftのツールと組み合わせると、メールの自動応答やドキュメント管理の効率化を実現できます。さらに、 kintone などの業務管理ツールと連携し、データの取得や更新、タスク管理、プロジェクトの進捗管理などを自動化すれば、業務効率化に大いに役立つでしょう。
ChatGPT で業務効率化する際の注意点
ChatGPT で業務効率化を進める際には、配慮しておきたいリスクがあります。ここでは、そのリスクを最小限に抑えるために、注意すべき点をご紹介します。
セキュリティ対策を行う
ChatGPT を活用する際には、ユーザーが入力したデータが学習されることなどによる情報漏洩を防ぐ対策が必要です。
これには、 ChatGPT に機密データを入力しない、オプトアウト設定を行うといった方法があります。オプトアウト設定とは、ユーザーが自分の個人情報やデータの収集を拒否できる設定のことです。
また、 ChatGPT を企業向けにカスタマイズし、情報漏洩防止の対策が講じられたツールを利用する方法もあります。 Safe AI Gateway など、安全性が十分に確保された製品を使用することで、各種セキュリティリスクを回避し、機密情報や個人情報の漏洩防止が可能です。
ChatGPT が生成したものをそのまま使わない
ChatGPT が生成した文章や画像などをそのまま使用すると、知的財産権やプライバシー権に抵触することがあります。こうしたリスクを避けるという意識を持つことも重要です。
これを防ぐため、生成されたデータは必ず人間の目を通して確認し、調整することが求められます。
また、必要に応じて知的財産権に詳しい弁護士のほか、個人情報やプライバシーの保護を専門とするプライバシーコンサルタント、ITセキュリティ専門家などのアドバイスを得ることも有用です。こうした対策により法的リスクを回避すれば、コンテンツの信頼性を保つことができるでしょう。
ChatGPT を活用した業務効率化には、リスク管理が必須
ChatGPT は、業務効率化の強力なツールとして、多くの企業で活用されています。業務のスピードアップやコスト削減、人的ミスの軽減といったメリットがあり、今後もその活用範囲はさらに広がっていくでしょう。
しかし同時に、ビジネス活用にはセキュリティや知的財産権に関するリスクも伴います。これらのリスクについて十分に理解し、適切な対策を講じることで、 ChatGPT を安全かつ効果的に活用できます。
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