バックオフィス業務を効率化するには?効果を高める5つのステップ

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バックオフィスの効率化は、企業全体の持続的な成長のために欠かせない課題です。従来、時間をかけて手作業で行っていた業務の多くが、今ではさまざまなデジタルツールを使って自動的に処理できるようになっています。

この記事では、デジタルツールの活用を中心に、バックオフィス業務を効率化するための具体的な方法や手順について解説します。

この記事の内容
バックオフィスの効率化はなぜ必要?
デジタルツールを導入すれば、バックオフィスの効率化につながる
部門別・バックオフィスの効率化に役立つデジタルツール
バックオフィスの効率化に取り組む手順
バックオフィス業務を効率化する際のポイント
バックオフィス業務を効率化して、企業の成長を加速させよう

バックオフィスの効率化はなぜ必要?

バックオフィスは、企業の円滑な運営に欠かせない重要な役割を担います。経理、人事、総務、法務、ITサポートといった部門が行う業務は、直接的に利益を生み出すものではありませんが、会社全体の基盤を支えるために欠かせません。

■バックオフィスとその他の部門の例バックオフィスとその他の部門の例

もしもバックオフィスが効率的に機能しないと、従業員の生産性、あるいは会社全体の成長にも悪影響が及ぶ可能性があります。例えば、煩雑な手作業や紙ベースの処理に時間を取られることで、戦略的な業務に注力できなくなったり、ミスが発生しやすくなったりすることが考えられるでしょう。

バックオフィスの効率化は、こうした問題を解決し、企業の持続的成長に貢献するものです。業務プロセスの最適化やデジタル化によって、コスト削減や生産性向上、さらには従業員満足度の向上も促され、企業全体の競争力強化につながります。

デジタルツールを導入すれば、バックオフィスの効率化につながる

バックオフィス業務を効率化させる方法として、高い効果が見込めるデジタルツール。ここでは、デジタルツール導入によって得られる、主な効果について解説します。

業務のスピードと生産性のアップ

デジタルツール導入によりもたらされる効果の中で、最もわかりやすいのが業務スピードの向上でしょう。例えば、データ入力や集計作業、請求書の発行など、これまで手作業で行っていた定型業務をデジタルツールによって自動化すれば、処理時間を大幅に短縮可能です。

定型的で繰り返し行うような作業のスピードアップは、組織全体の生産性向上にも好影響を与えます。従業員は単純作業から解放され、人材戦略の立案・実行や経営戦略の提案といった重要な仕事に時間を割けるようになります。

ミスの減少とデータの正確性向上

事務処理などのミスが減少する、あるいはミスの発見が容易になるのも、デジタルツール活用で得られる効果です。
例えば、膨大なデータから必要な部分を抽出・分析するのにデジタルツールを活用すれば、人の目に頼る作業をカットできるため、データ入力や処理の正確性が向上します。また、AI技術を用いたデータの整合性チェックや異常値検出の自動化により、誤りの早期発見が可能です。

従業員の業務負担軽減と満足度向上

デジタルツールの導入は、従業員の業務負担を軽減するとともに、満足度をアップさせます。デジタルツールに任せられる作業が増えるほど従業員のストレスも軽減され、結果として従業員の満足度やモチベーションアップにも結び付くと考えられるためです。
また、バックオフィスの効率化により、取引先や顧客への対応に時間を割けるようになるのも見逃せないポイントです。このことにより、顧客満足度の向上も期待できます。

部門別・バックオフィスの効率化に役立つデジタルツール

バックオフィスの効率化に役立つデジタルツールには、さまざまな種類があります。ここでは、主要なバックオフィスの部門ごとに、どのようなデジタルツールを活用できるのか見ていきましょう。

経理部門:経理システム、会計システム、RPAツール、OCR

経理部門では、経費精算や請求書処理といった定型業務の効率化にデジタルツールを活用できます。
例えば、クラウド型の経理システムや会計システムを導入すれば、経費精算や請求書管理、会計処理などの管理が可能です。

請求書処理やデータ転記作業を自動化するには、反復作業などを自動的に実行してくれるRPA(Robotic Process Automation)ツールと呼ばれるソフトウェアを活用できます。
また、紙で受領した請求書や領収書をデジタルデータにするには、OCR(光学文字認識)技術を活用すると効率的です。

人事・労務部門:勤怠管理システム、給与管理システム

人事・労務部門でデジタルツールを活用できるのは、勤怠管理や給与管理などの業務です。
労働時間の集計をはじめ、有給休暇取得日数や残業時間の管理は、勤怠管理システムを導入すると自動化できます。給与計算を自動で行ってくれる給与管理システムは、勤怠管理システムと一体になっているものか、連携できるものが便利です。

総務部門:在庫管理システム、スケジュール管理・会議室予約システム

総務部門は、備品管理や会議室の予約など、多岐にわたる業務を担当しています。こうした業務も、デジタルツールで効率化が可能です。
在庫管理システムを導入することで、備品の在庫状況を自動的に把握・管理し、発注作業を効率化できます。社内イベントの管理や会議室の予約状況管理といった業務も、スケジュール管理システムや会議室予約システムを導入することで一元管理が可能です。

各部門:生成AI

各部門に特化したデジタルツールに加えて、部門横断で活用できる汎用性の高い技術が生成AIです。生成AIは、経理部門や総務部門といったさまざまな部門でのデータ抽出と分析を自動化できます。
そのほか、スケジュール管理や会議室予約のシステムと生成AIを連携させると、会議の出席者全員のスケジュールを調整して、空いている会議室を提案するといったことも可能です。

また、バックオフィスは特に問い合わせを受けることが多い部門ですが、生成AI型チャットボットを活用して問い合わせ対応を自動化すれば、問い合わせ業務を大幅に効率化できます。
その高い柔軟性により、バックオフィス業務全体の効率化推進に役立てられるのは、生成AIの大きな特徴です。

生成AIによる業務効率化については、下記の記事をご覧ください。
AIで業務効率化を実現するためには?具体例とポイントを解説

バックオフィスの効率化に取り組む手順

バックオフィスの効率化に取り組むには、現状分析から始まる計画的なアプローチが必要です。ここでは、効率化を進めるための5つのステップをご紹介します。

■バックオフィスの効率化に取り組む手順バックオフィスの効率化に取り組む手順

1. 現状の業務フロー分析

まず必要なのは、現状の業務の内容やフローの詳細な把握です。それを踏まえて、各部門の業務プロセスを可視化し、どこに無駄や非効率が存在するかを分析して明確化します。

例えば、紙ベースの申請処理や手作業でのデータ入力など、時間がかかる作業や人為的ミスが発生しやすい箇所があるはずです。「経費精算の承認プロセスが複雑で時間がかかっている」「請求書処理に多くの手作業が必要」といった、具体的な課題を特定していきましょう。
課題が明確になれば、効率化により改善可能なポイントを洗い出すことができます。そのリストにもとづいて、効率化の方針を立てていきます。

2. 効率化の目標設定

次に行うのは、現状を踏まえた具体的な効率化の目標設定です。「経費精算の処理時間を3ヵ月以内に50%削減する」「請求書処理の工数を6ヵ月以内に30%削減する」など、できるだけ明確な数値目標を立てることをおすすめします。

目標設定により、効率化の進捗状況や成果を客観評価できるようになります。目標達成に向けて組織全体で取り組むという、モチベーションの向上も得られるはずです。

3. 適切なデジタルツールの選定

続いて、効率化目標を達成するために最適なデジタルツールの選定に入ります。複数のデジタルツールを導入する場合は、それらの連携性も考慮しなければなりません。
例えば、経理システムと会計システムを連携すればデータの二重入力を避けられ、さらに効率を高められます。また、社内の既存システムとの親和性や、将来的な拡張性も考慮することが重要です。

4. テスト運用

選定したデジタルツールを実際に導入して、小規模なグループや特定部門でテスト運用を行います。本格的に運用してから問題が発見されるのを防ぐため、この段階でしっかりテストをすることをおすすめします。
デジタルツールの操作やデータの扱いなど、さまざまな観点から課題を洗い出し、ベンダーへのフィードバックや社内での運用ルールの調整などを行って、本格導入に向けた準備を整えましょう。

5. 導入と定期的な効果測定

テスト運用で得られた知見をもとに、いよいよ本格的な導入を進めます。導入後は、定期的に効率化の進捗や効果を測定・評価します。

また、効果測定の結果にもとづいて、デジタルツールの設定や業務フローの見直しを行うことも重要です。継続的な改善サイクルを回すことで、バックオフィスの効率化を持続的に推進できるでしょう。

バックオフィス業務を効率化する際のポイント

バックオフィスの効率化を成功させるには、デジタルツールの選定だけでなく、従業員の理解や費用対効果、セキュリティ対策にも注意を払うことが大切です。ここでは、効率化をスムーズに実施し、最大の効果を得るためのポイントを解説します。

従業員の理解を得る

新しいデジタルツールを導入すると、しばしば業務フローの変更が生じることになります。変更による従業員の混乱や反発を最小限に抑えるには、従業員の理解を得ることが不可欠です。
そのためには、効率化のメリットをしっかりと説明し、従業員の意見を聴く機会を設けたり、導入のための十分な研修を実施したりといった手段が考えられます。

費用対効果の確認

デジタルツールの導入には費用がかかりますが、投資に見合う効果が得られるかどうかも重要なポイントです。導入前の試算に加えて、導入後も効率化の効果を定期的に確認することをおすすめします。
業務処理時間の短縮率、エラー率の減少、コスト削減額などを測定することで効果を可視化すれば、必要に応じて改善策を講じることができます。

セキュリティ対策の徹底

バックオフィス業務では、個人情報や機密情報を扱うことが多いため、徹底したセキュリティ対策も不可欠です。強固な認証システムの導入、データの暗号化、アクセス権限の適切な管理、定期的なセキュリティ監査の実施など、技術的な対策を実施しましょう。
従業員教育によって、社内全体のセキュリティ意識を高めることも欠かせません。

バックオフィス業務を効率化して、企業の成長を加速させよう

バックオフィスの効率化は、生産性の向上や会社の持続的成長に大きな効果をもたらします。デジタルツールを活用して業務プロセスの自動化を進めれば、従業員の負担を減らし、ヒューマンパワーの活性化が実現可能です。
バックオフィスの効率化に活用できるデジタルツールにはさまざまなものがありますが、中でも生成AIは、部門を横断してさまざまな業務に役立てることができます。

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