ITの普及に伴い、よく耳にする情報システムという言葉。これは、PCやサーバー、社内ネットワークなどを管理することのように思えますが、正しく理解できていない人もいるのではないでしょうか。
ここでは、情報システムとは何なのか、詳しくご説明しましょう。
情報システムとは？
情報システムの意味は、情報を「記録」した上で「処理」し、必要な相手に「伝達」するシステムのことです。しかし、現実的な使い方としては、PCやサーバーといったコンピューターと周辺機器、複数の機器をつなぐ通信回線、それらを作動させるための「ハードウェアとソフトウェアの集合体（システム）」といって、差し支えないでしょう。
ただし、個人が使うPCもハードとソフトの集合体で、プリンターなどの周辺機器も接続されていますが、情報システムとは呼びません。あくまでも、企業や団体などの組織が業務遂行を目的として使うものを情報システムと呼びます。
情報システムの規模は、企業規模や業種によって大きく異なります。特に核となるサーバーは、自社で管理・運用しているところもありますし、外部のサーバーをレンタルした上で、システム全般の管理・運用を外注しているところもあります。
情報システム部の業務範囲は？
情報システムの意味は前述したとおりですが、これらの業務を行う部門や担当者も「情報システム」、略して「情シス」と呼ぶこともあります。そのため、一般的に情シスといえば、「情報システム部門または担当者」という意味で使われることのほうが多いでしょう。
現在、企業が使用する社内のIT環境を安定させることは、業務遂行上、必須条件です。そのため情シスは、目的どおりにシステムが機能するように構築しなくてはなりませんし、安定稼働のためには日々の管理も必要です。もし、何らかの障害が起こったら企業の業務が止まってしまいますので、その場合は、早急に原因を突き止め、復旧しなくてはなりません。
このように、情シスの手掛ける業務は幅広いのですが、そのうちの主なものをご紹介します。
システムの安定を守る保守と運用
システムは、当初の設計どおりに動き、想定されたパフォーマンスを発揮しなくてはなりません。ソフトウェアの動きが異常に遅かったり、ネットワークへのアクセスが不調だったりしては、業務に支障が出てしまいます。そのようなことがないよう、情シスは常にシステムの状態を監視して、トラブルを未然に防ぐためのメンテナンスを施したり、障害が起こったときに復旧にあたったりする役割があります。
また、IT資産の管理も情シスの仕事ですから、社内のPCやソフトウェアの管理、新たなPCのセットアップから廃棄までの作業などにも関わります。
外部からの侵入を防ぐセキュリティ対策
外部からの攻撃や不正アクセスに対してガードするのも、情シスの役割です。もし、不正アクセスが原因で重要な情報が外部に流出すれば、企業責任を問われる事態に発展します。そのため、セキュリティ対策は、企業にとって非常に優先度の高い課題です。
自社システムにどんなセキュリティ対策をすべきかを検討するのは、情シスの役割です。また導入後も、セキュリティ対策がもれなく、確実に機能しているかを監視することも重要です。
社員のIT関連トラブルの解決や問い合わせに対応するヘルプデスク
社員は、一人ひとりITリテラシーが異なるため、中には基本的なソフトウェアであっても「使い方がわからない」という人もいます。こうした初歩的な「困った」から、ハードやソフトの不具合、操作性の改善要望など、ITに関するあらゆる問い合わせに対応するヘルプデスクも、情シスの業務です。
こういった問い合わせの問題は、いつ入ってくるかわからないイレギュラー案件であることです。そこで、想定されるありがちな質問や、実際によく寄せられる質問については、FAQにまとめておけば、負荷を下げることができます。
社内ITシステムの企画・構築
社内の各部署での作業環境とシステムの利用状況を踏まえ、経営戦略に基づいてシステム全体の企画・構築をすることが、情シスにとって最重要といえる業務です。
もちろん、「作ったら終わり」ではなく、そこから安定的に運用しつつ、現場で使いやすいシステムにするなど、ブラッシュアップを重ねていくことが求められます。
情シスが抱えている課題と解決策は？
社内のIT関連業務を、ほぼすべて手掛ける情シスですが、そこには数多くの課題もあります。これらを解決していくことは、情シスの業務を効率化する上で必要なことです。
ここでは、情シスが抱える課題にはどのようなものがあるのか、そしてどのように解決することができるのか、その例をご紹介しましょう。
スキルの高い担当者を採用できない
企業の人手不足が叫ばれる昨今、特にITエンジニアは需要に対する絶対数が足りません。そのため、高い給料を提示できなければ、エンジニアが他社に流れてしまう状況に、多くの企業が頭を抱えています。
そこで、企業が行った人材不足対策として、海外からのエンジニア採用があります。その影響もあり、経済産業省の調査では、外国人IT人材の就労者数は2008年の18,030人から、2015年までの7年間で36,522人と、約2倍に増えています。しかし、海外からのエンジニア採用は、文化の違いやマネジメントの難しさなど、デメリットもあるようです。
そこで、現在では直接採用をあきらめ、必要に応じて情シスの業務をアウトソーシングする企業もあるようです。情シスの業務を請け負う会社は、経験豊富なエンジニアを多数抱えていますので、スキル的にも安心ですし、遥かに効率的でしょう。
他部署とのトラブルに発展するケースも
情シスは、社内のヘルプデスク業務を引き受けているため、他部署とのトラブルが懸念されます。
例えば、新たなシステムの構築をする際に、営業部門と衝突することもあるでしょう。構築したシステムは、一度走り始めたら、そのまま安定稼働することが大前提です。そのため、情シスはあらゆるケースを想定し、エラーや障害が発生しないよう、時間をかけて設計しますし、テストも十分に重ねます。
しかし、新しいシステムを使ってすぐに成果に結び付けたい営業から見れば、なぜそんなに時間をかけるのか理解できない場合もあるでしょう。
これは、単なる相互理解不足ですが、同様のケースはいつ起きてもおかしくありません。各部署との連携が必要な場面では、双方のリーダーが間に立つことで解決していきましょう。
「ひとりの情シス」による業務改善の停滞
人材確保の問題や、社内での情シス業務の重要性の不理解から、社内に情シスがただ一人という「ひとりの情シス」と呼ばれる業務環境も問題のひとつです。この場合、ITに関する業務をすべて一人で背負わなくてはならないため、システムの運用・保守、ヘルプデスク業務などを行う日々の業務に忙殺され、将来的なIT戦略の企画や、システムの改修計画のブラッシュアップなど、情シス本来の仕事ができなくなってしまいます。
しかし、情シスが社内に一人だけであっても、外注できる業務はITサービス会社にアウトソーシングすることで、必要な業務に集中することが可能です。
例えば、日常的なシステム管理は外注に任せられます。サービス会社は、常に自社のシステムを監視してくれますので、トラブルの兆候があれば、すぐに知らせてくれます。契約によってはリモート操作による復旧まで請け負ってくれますので、情シスが手を動かす必要は、ほとんどありません。
情シスの課題をアウトソーシングで解決しよう
情シスの業務は多岐にわたるため、業務をすべてこなすだけの人材やリソースが足りていない企業も多いでしょう。そのような場合は、外注できる業務をITサービス会社にアウトソーシングすることで、解決することができます。
情シスの負荷となっている要因を取り除き、本来の業務に打ち込める環境を用意できれば、企業の将来にも大きな好影響を与えてくれるはずです。
ソフトクリエイトでは「情シス運用支援サービス」を提供していますので、アウトソーシングを検討されている方は、ぜひ一度ご相談ください。
