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情シスに聞くテレワーク課題TOP3〜Web会議編〜

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「テレワーク」で注目を集めている Web 会議ツール。もはやメールやチャットと並び、重要なコミュニケーション手段の1つとなりました。しかし、急に始めたことや不慣れなユーザも少なくないことから、情シスは様々な課題を感じていたようです。
今回は、その上位について紹介します。

※情シス向け テレワークの実態アンケート(2020年5月)より

この記事の内容
第1位 ツールを利用するための社員リテラシーに関して課題がある(58.3%)
第2位 ユーザの環境(PC、ネットワーク、生活環境、等)に関して課題がある(57.6%)
第3位 ツールの利用浸透、使い方教育などが進んでおらず、一部の人しか使えていない(33.8%)
まとめ

第1位 ツールを利用するための社員リテラシーに関して課題がある(58.3%)

情シスに「テレワーク実施環境での、Web会議・コミュニケーションツールにおける課題」について聞きました。その第1位は「ツールを利用するための社員リテラシーに関して課題がある(58.3%)」。

便利な Web 会議ですが、使えるようになるまではアプリケーションのインストール、アカウント設定、会議室や会議スケジュールの設定、ネットワークへの接続、会議依頼や会議参加、画像や音声の共有、ファイルの共有…など、実は細かなプロセスに分かれています。ふだん、社内にいれば画面を見ながら教えることができますが、テレワークだとそれが難しいという実情もあります。中には「接続が難しいから Web 会議には参加しない」という人まで現れるという話も聞きます。

Web 会議を使うまでのプロセスを整理し、どこでつまづいているのかを知り、適切なフォローを行うことがまずは必要でしょう。また、Web 会議ツールによっても操作性は異なりますので、選定段階でユーザにも評価してもらうのも一案でしょう。

第2位 ユーザの環境(PC、ネットワーク、生活環境、等)に関して課題がある(57.6%)

第2位は僅差で「ユーザの環境(PC、ネットワーク、生活環境、等)に関して課題がある(57.6%)」でした。そもそも、Web 会議に必要な環境として、PC などの端末、インターネットに接続できる環境、対話できる生活環境などが挙げられます。

PC などの端末の課題を考えてみましょう。テレワーク向きの端末というとノートPC ということになりますが、そもそも、テレワーク向きの PC などの端末の準備が間に合わず、Web 会議どころか作業自体ができないケースもあったようです。準備できても Web 会議を行うにはスペック不足といった問題も生じたようです。

次にネットワーク環境を考えてみましょう。別の設問でネットワーク環境について聞いたところ、「自宅に PC をインターネット接続環境がない人がいる」という情シスの回答も5割近くに上りました。日常的にスマートフォンで十分と考えている人が増えている結果かもしれません。この課題を解決するには、ネットワーク環境を会社側で用意するしかなく、モバイル Wi-Fi ルーターやSIM内蔵PCを支給する、BYOD のスマートフォンでテザリング可能にする(通信費用を会社負担にする)といったことが考えられます。いずれにせよ、準備期間が必要となります。

また生活環境に対しては、Web 会議できる場所が生活環境ということもありいくつか具体的な対策が講じられそうです。例えば、プライバシーを配慮して、背景を別画像にできる Web 会議ツールも普及しました。また、生活音のために会話が聞こえにくい場合にはヘッドセットが有効活用できることでしょう。実際、第4位は「ヘッドセット、マイク等のテレワークで必須な物品の調達ができない(32.9%)」で、こうした備品についても準備しておく必要があると感じた情シスも多かったようです。

第3位 ツールの利用浸透、使い方教育などが進んでおらず、一部の人しか使えていない(33.8%)

第3位は少し間が空いて「ツールの利用浸透、使い方教育などが進んでおらず、一部の人しか使えていない(33.8%)」という課題。これも第1位と似ていますが、使うことは決めたものの教育が思うように進まず、「使える人は使う、使えない人は使えない」という格差が生じている状態です。

今、急な対応で教育が追いつかないという課題もありますが、今後も予期しない事態への対応が求められることもあると考えられます。また、働き方改革の推進への取り組みにとっても、Web 会議ツールが有効活用できます。今後は Web 会議を通常業務にも積極的に取り入れるなど、継続的に活用を続けることが利用普及につながっていくのではないでしょうか。

まとめ

本記事では、利用の幅が広まりつつあるWeb会議の課題上位について紹介しました。今回、テレワークを実践したことで、多くの情シスにとって新たな気づきがあったのではないでしょうか。このような気づきを共有し、よりよい環境を作るためにも、下記の調査結果資料を公開しています。また、テレワーク関連コラムや テレワークチャンネル でも随時、情シスに役立つ情報を提供していきます。

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ソフトクリエイトは、企業の情報システム担当者(情シス)に向け「テレワークの実態アンケート」を実施しました。本記事はその一部を抜粋したものですが、より詳細な内容は以下の資料よりご覧いただけます。
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