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情報システムの業務をアウトソーシングして課題を解決する

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IT アウトソーシング

情報システム部の業務は、社内の IT を管理することはもちろんですが、本来は業務改善などの企画立案がメインになるべきです。ところが、PC 管理やヘルプデスク業務など、情報システム部の業務範囲が肥大化し、日常の業務に忙殺されるケースが増えてきました。
ここでは、情報システム部が本来の業務に集中できるよう、PC 管理やヘルプデスク業務などをアウトソーシングする方法をご紹介します。

この記事の内容
情報システム部が抱える問題を解決する IT アウトソーシング
IT 部門の外注が求められる理由は?
IT アウトソーシングの切り分け方
IT アウトソーシングで得られるメリット
ますます大きな意味を持つ IT アウトソーシング

情報システム部が抱える問題を解決する IT アウトソーシング

情報システム部の業務範囲は多岐にわたります。まず、社内のシステムや IT インフラを構築し、日常的に管理すること。トラブルが起こった際にはすみやかに復旧すること。社員からの問い合わせに応えて、個々の PC や機器類を正常な状態に保つことといった、ノンコア業務があります。そして、自社の経営課題の解決のために、IT ツールをいかに活用すべきかを検討し、将来的な戦略作成に関わる重要なコア業務があります。

しかし、近年では IT 関連技術の急速に進化のために、社内の IT インフラの再構築や保守運用の重要度が増しているだけでなく、スマホやタブレットといったモバイル端末の管理業務も増え、情報システム部のリソースを圧迫しています。その結果、重要なコア業務を行う前に、ノンコア業務をこなすのが精一杯というケースが多いのが実情です。こうした状況を打破できるのが、IT アウトソーシングなのです。

IT 部門の外注が求められる理由は?

優秀なエンジニアを集めて、情報システム部として機能させている企業もありますが、企業の中には、社内にエンジニアを抱えるのではなく、専門集団にシステム管理等の業務を任せるところも増えてきました。
ではなぜ、内部ではなく外部に情報システム部としての業務を依頼する IT アウトソーシングが必要とされるのでしょうか。その理由について、いくつか挙げてみましょう。

業務効率化のために IT 部門を強化したい

多くの企業にとって業務の効率化は大きな課題で、解決するには IT の力が必要です。そのため、情報システム部の強化は、企業の重要課題のひとつとなっています。しかし、優秀なエンジニアを採用したり、育成したりするには、時間もコストもかかります。
その点、十分なスキルを持ったエンジニアを必要なだけ活用できる、IT アウトソーシングを使えば、採用や育成に頭を悩ませることはありません。

人件費の増大を抑えたい

情報システム部の業務が拡大するにつれ、残業代の増加やスタッフの増員など、人件費が大幅に増加してきました。 そこで、社内リソースは自社が強みを発揮できるコア業務に一点集中させ、外注可能なノンコア業務をアウトソーシングすることで、必要以上の人件費を軽減することができるのです。

IT アウトソーシングの切り分け方

IT アウトソーシングに、抵抗感を持つ企業もあるでしょう。しかし、IT 部門に限らず、企業では外部の会社を活用して、自社の経営と業務をバックアップさせている例があります。
例えば、強力な営業会社や、特定の分野に特化した専門知識を持つ税理士事務所などです。このように、営業、財務、経理、人事、総務など、会社の維持には欠かせない業務も、企業によっては外部の専門会社に委託するケースがあるのです。

ですから、情報システム部門も、アウトソーシングすることは、業務の効率化を考えても悪いことでありません。もちろん、どこまでの業務を社内に残し、どの業務を外注に出すのかは、各社それぞれの事情によって異なるでしょう。そこは、自社の環境を踏まえて、サービス会社に相談するようにしましょう。
ここでは、アウトソーシングを切り分ける際の例を、いくつか紹介しましょう。

すべてを任せる「フルアウトソーシング」

フルアウトソーシングは、IT 部門の業務の、ほぼすべてを外部委託するやり方です。ただし、この方法には、2つのやり方があります。
ひとつは、基礎となるシステム企画の部分は社内に行い、そこから先のシステム設計や保守運用を外部に委託する方法です。もうひとつは、企画から保守運用までのすべてを丸ごと委託する方法です。
いずれの方法でも、社内の貴重なリソースは、より重要度の高い業務に振り分けることができますので、IT 部門の業務効率を向上させることが期待できます。

インフラの運用状態を整える「運用のアウトソーシング」

運用のアウトソーシングとは、システムの核となるインフラの運用を委託するスタイルです。
サーバーを用意したものの、メンテナンスに手が回らないというケースはよく見られます。しかし、そのまま放置していたのでは、セキュリティ上、問題となります。ですが、運用をアウトソーシングすれば、自社のリソースを割かなくても、安定したインフラを手に入れられるのです。

手間のかかる「ヘルプデスク業務を分離」

社員から入ってくる問い合わせに対応するヘルプデスク業務。その内容は、ハードの不具合からソフトの使用方法まで、内容はさまざまです。問い合わせが入ってくるタイミングは選べないため、ヘルプデスクを兼務する情報システム担当者は、その都度、自分の仕事を止めて対応することになります。
この業務を外部に切り離せば、情報システム担当者のリソースが格段に増え、本来やるべき作業に集中することができます。

必要な期間だけ「エンジニアを常駐派遣」

新たに雇用するのは難しいが、エンジニアを増員して IT 部門を強化したいというときは、エンジニアの常駐サービスが便利です。必要な期間だけ必要なスキルを身に付けたエンジニアが常駐し、チーム内で情報共有をしながら業務にあたります。
特に、「プロジェクト期間内だけリソースを補強したい」という場合には最適です。

IT アウトソーシングで得られるメリット

IT アウトソーシングを行う範囲はさまざまですが、いずれの場合も、多くのメリットを得ることができます。ここでは、そのメリットの一部について見ていきましょう。

人員を増強せずにイレギュラー業務を行える

IT が、日常業務や経営に与える影響は大きいため、できれば優秀なエンジニアを確保し、安定した IT インフラを確保した上でさらなる戦略を練りたいところです。 しかし、人手不足といわれる近年では、優秀なエンジニアの確保は難しく、雇用するのに高額のコストがかかります。そのため、IT 部門の人員増強となると、コストの兼ね合いから踏みきれないという企業もあるでしょう。
特に、IT 部門の業務には、毎日行う必要があるPC管理以外に、イレギュラーに発生するキッティングやヘルプデスクなどがありますので、必要とするリソースは日々変化します。
そこで、キッティングやヘルプデスクなどのイレギュラー業務をアウトソーシングすることで、人員を増強せずに社内エンジニアのリソースを確保することができます。これは、IT アウトソーシングを活用する際の、最も大きなメリットでしょう。

情報システム担当者が本来の業務に専念できる

情報システム担当者にとって最も重要な業務は、IT ツールを活用した経営課題の解決や、将来的な IT 戦略の企画立案です。ですが、多くの場合、情報システム担当者は、日常業務やトラブル対応など、目の前の作業に追われるばかりで、本来の業務ができないジレンマを抱えています。
しかし、IT アウトソーシングをすることで、日常業務やトラブル対応などから解放され、社内の情報システム担当者は、本来の仕事ができるようになるのです。

知識の属人化を避けられる

従業員100人前後の企業であっても、情報システム担当者が一人だけというケースは、意外なほど多いものです。このようなケースは「ひとり情シス」と呼ばれ、さまざまな弊害を生む要因になります。そのひとつが、知識の属人化です。
自社のシステムを構築し、長年かけて改修・改善していくと、やがて「そのエンジニアでないとわからない」という状態になってしまうこともあります。これでは、担当者が退職したり、休暇で社内にいなかったりした場合にトラブルが起きても、誰も対応できなくなってしまいます。
そこで、IT アウトソーシングにより、システム全体の構成を明確にして、トラブルの復旧や改修を誰にでも対応できるようにすれば、この問題は回避できます。

「働き方改革」も実現できる

前述したように、社内の情報システム担当者は、PC 管理などの日常業務以外に、イレギュラーに飛び込んでくる社員からの問い合わせや相談に即応しなくてはなりません。その結果、自分の作業時間が削られてしまっても、システムのバージョンアップや PC のキッティングなど、スケジュールどおりに完了しなくてはならない業務もあります。そうなると、残業時間を増やして対応することになります。
しかし、IT アウトソーシングで定型作業やヘルプデスク業務などから解放されれば、作業時間の見通しも立てやすくなります。これにより、IT 部門だけが取り残されがちな「働き方改革」も実現できるのです。

コア業務へ注力ができる

多くの企業では、「経営戦略」と「IT 戦略」は切っても切り離せない深い関係を持つようになり、情報システム部は企業価値を高める IT 戦略立案や IT ガバナンスの強化等の攻めの業務(コア業務)へのシフトが求められています。しかしながら、昨今の深刻な人手不足や、情報システム部門の管理対象システムの増加などの背景から、保守・運用を中心とした守りの業務(ノンコア業務)に注力せざる負えない実情があります。そこで、保守・運用のノンコア業務のアウトソーシングを利用することにより、求められているコア業務への注力可能になります。

ますます大きな意味を持つ IT アウトソーシング

企業にとって IT は、経営に大きく関係してくる要素です。しかし、その重要性を正しく認識し、IT 戦略に重きを置く企業は、あまり多くはありません。そこには、人材確保やコストといった問題があるのです。
ですから、人員を増加させるのではなく、外注可能な業務をアウトソーシングし、社内の情報システム担当者のリソースを確保することで、IT 戦略を提案・実行していきましょう。
ソフトクリエイトでは、情報システム関連業務をお手伝いする「情シス運用支援サービス」を提供しています。何かお困りのことがございましたら、ぜひ一度ご相談ください。

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