情シスの味方が増える！未来を描くプロセス「業務の棚卸・整理」 -村松ブログ-

1. 1.業務棚卸の重要性をあらためて認識する
2. 2.業務棚卸の手順
3. 3.業務の整理と改善
4. 4.業務棚卸の成果の共有とフィードバック
5. 5.継続的な業務改善

1. ①自分たちの価値を再認識する
   業務の棚卸を行うことで、情シス部門が日々どれほど多くの業務をこなし、会社に貢献しているかを明確にすることができます。これは、チームのメンバーにとって自分たちの価値を再認識する機会となり、モチベーションの向上につながります。
2. ②チームの一体感を高める
   業務の棚卸は、チーム全員が協力して行うプロジェクトです。このプロセスを通じて、メンバー間のコミュニケーションが増え、共通の目標に向かって協力し合うことで、一体感が高まります。
3. ③現状の問題点を発見し、改善の道を見つける
   業務を棚卸することで、日々の業務の中で見落としていた問題点や非効率なプロセスが明らかになります。これにより、改善のための具体的なステップを見つけ出し、より効率的で効果的な業務運営が可能になります。
4. ④無駄を省き、リソースを有効活用する
   業務の棚卸を通じて、無駄な業務や重複している作業を発見し、これを排除することでリソースの最適化が図れます。これにより、重要なプロジェクトにより多くのリソースを割り当てることが可能となります。
5. ⑤信頼関係の構築
   情シス部門が自分たちの業務を整理し、透明性を持って報告することで、他の部門や経営層からの信頼を得ることができます。これにより、部門間の連携が強化され、全社的な協力体制が構築されます。
6. ⑥未来への展望
   業務の棚卸を行うことは、未来の計画を立てるための基盤作りでもあります。現状を正確に把握することで、将来の目標や戦略をより明確に描くことができ、持続可能な成長を実現するための道筋をつけることができます。

1. ①業務リストの作成
   現在行っている全ての業務をリストアップします。業務内容、担当者、関連部門、使用ツールなどを詳細に記録します。
   作業を最初からメンバーに割り振るのも一つの方法ですが、わたしはメンバーの一人がファシリテーションをしながら、メンバー全員のミーティングの中で行うことをお勧めします。
   情シスの業務は時間の経過とともに様々な事情で積み重なっていることが多く、実は長年の慣習でやっていたけど、なぜその業務を情シスがやっているのか経緯を誰も知らなかったといったことさえあるのです。
   また、メンバーによって情シスの業務範囲の認識が異なっていたということもあります。メンバーが集まらなければならないなど、負荷はかかりますが、その価値は十分あると思います。
   実際のリスト作成の際には、業務ボリューム等を数値でわかるように情報を集めましょう。
2. ②業務フローの図示
   業務プロセスをフローチャートなどの図示を使って視覚的に表現します。
   これにより、業務の流れやボトルネックを明確に把握できます。フローは単に作業の流れだけではなく、重要なコミュニケーションの流れやデータの流れなども書き込みましょう。
3. ③業務の分類と優先順位付け
   業務を重要度や緊急度に応じて分類し、優先順位を付けます。
   重要度が高い業務や緊急性の高い業務を優先して対応します。重要度や緊急度はメンバーの納得が大切です。
   単にマネジャーが優先順位をつけるのではなく、理由を明確にしてミーティング等でディスカッションしながら決めていけると良いと思います。

各項目の説明

1. •業務名:　実施している具体的な業務を記載
2. •担当者:　各業務の責任者や担当者を記載
3. •関連部門:　業務に関与する他部門を記載
4. •使用ツール:　業務を実施するために使用しているソフトウェアやハードウェアを記載
5. •重要度:　業務が会社の運営にどれほど重要かを高、中、低で評価
6. •緊急度:　緊急対応が必要かどうかを高、中、低で評価
7. •業務量（時間/月）:　業務に要する時間を記載
8. •問題点・改善点:　現在の業務で発生している問題や、改善すべき点を記載

1. ①業務の整理
   業務の分類や優先順位付けの次のステップとして、優先順位の低いものや、そもそもそれは情シスがやるべきかという視点から業務の整理を行い、自分たちが“やらない”業務を明確にしましょう。
2. ②業務の標準化と手順の見直し
   業務フロー図がつくってあれば、それをもとに手順の見直しを行いましょう。その際は以下の視点で考えると良いかと思います。
3. ・無駄な作業はないか(Eliminate:排除)
   ・まとめたり、分割することで改善できないか(Combine:結合と分離)
   ・順番を変えたり、置き換えにより改善できないか(Rearrange：入替えと代替)
   ・簡素化できないか（Simplify：簡素化）
4. （参考： 日本能率協会コンサルティング「ECRS（改善の4原則）」 ）
5. また、属人化していないか、標準手順と例外は何かといった点で見直すと、多くの発見が得られることが多いです。
   業務の見直しの際には、記録を残すことも忘れずに盛り込みましょう。
6. ③業務の自動化
   リストアップされた業務の中で、自動化できるものが無いかを検討しましょう。RPA(ロボテック・プロセス・オートメーション)ツールの導入を検討するなど、様々な方法が利用可能です。
   ただし、初期投資が必要であったり手間がかかることもありますので、なんでも自動化が良いとは限りません。業務の特性に応じて話し合って決めましょう。
7. ④業務の外部委託
   自社で行う必要がない業務を評価し、外部委託の可能性も検討しましょう。ただし、任せっきりにするのではなく、目的の共有とコミュニケーションを欠かさないことが重要です。また、セキュリティ面での取り決めも忘れずに確認しましょう。

1. ①棚卸データの分析
   現状の明確化のために収集したデータを整理分析します。
   業務の種類、時間、担当者、課題点などを表形式で整理するとよいでしょう。
2. ②報告書の作成
   業務棚卸の結果を報告書としてまとめます。
   表やグラフを用いて視覚的にわかりやすい形式がよいでしょう。
   報告書は外部への報告であることを意識して以下の形でまとめるのがよいでしょう。
3. ・現状の業務概要
   ・課題の特定
   ・改善提案
   ・実行計画
4. ③関係者への報告
   棚卸の結果を関係者に報告します。関係者には、情シス部門のメンバー、他の関連部門のメンバー、経営層などが含まれます。
5. ④フィードバックの収集
   報告した関係者からのフィードバックを収集し、改善案を話し合いましょう。
6. ⑤改善計画の見直し
   フィードバックをもとに既存の改善計画を見直し、必要に応じて修正します。