報告書を Microsoft 365 Copilot Chat で書いてみよう！

どうも、株式会社ソフトクリエイト で情報屋やってます。山口です。
普段は企業様向けに Microsoft 365 活用のご支援をおこなっています。

週末、知人とお酒を飲んでいたときに「最近、日本語の文章が読みにくい人が増えてるよね」という話題が出ました。
確かに……(^^;

#識字率は高いのに、なぜ読みにくい文章が多いのか？

日本人は世界的に見ても識字率がとても高いです。でも、それだけでは「読みやすく書く力」にはつながらないのかもしれません。

日本語は、文法の自由度が高く、主語の省略も多く、表現もとても多彩です。
その一方で、読み手に「行間を読む力」を求めがちで、逆に言えば、書き手の意図がうまく伝わらない“なんとなく読みにくい文章”も生まれやすい言語なのかもしれません。

#読みにくい日本語のサンプル

お疲れ様です、○○です、今日の業務については、まず最初に昨日の資料の確認をしてから、それでそのあとに会議の準備をやろうと思ってたんですけど、途中で上司から別の対応を頼まれたので、そっちを先にやることになってしまい、結果的には会議の準備が少ししか進まず、明日また続きをやらないといけなくて、その後、急ぎのメールが来て、それにも対応したので、結構バタバタしてしまいましたが、一応全部なんとかやりました、以上です。

#なぜこの文章が読みにくいと感じるのか？

• 文が長すぎて区切りがない
  一文が長く、句読点の使い方も不自然なため、読みながら整理しづらい。適切な位置で、改行してない。
• 時系列や因果関係がわかりにくい
  「〜したけど」「〜なので」「〜になって」などが連続して使われ、何が原因で何が結果なのかが曖昧。
• 指示語が多くて具体性がない
  「それ」「そっち」「全部」など、読み手が補完しないと意味がつかみにくい。
• 語尾のリズムが単調
  「〜ました」「〜です」が続き、文章の抑揚がなくて単調に感じる。
• 話し言葉がそのまま文章になっている
  会話のようにダラダラと続いており、書き言葉として整理されていない。

で、ですが、個人的に、このような課題は人間関係を悪くするし、是正が難しいので、時間かけるだけ無駄！ストレスもかかる！
ということで考えたくないです(^^;

ではどうするか？ということですが、「Microsoft 365 Copilot Chat 上で下書きして、そのまま、意見をもらう」というアプローチもありでしょ？と私は考えています(^^

報告書を Microsoft 365 Copilot Chat で書いてみよう！

#操作例：報告書を Microsoft 365 Copilot Chat で書く

入力：
お疲れ様です、○○です、今日の業務については、まず最初に昨日の資料の確認をしてから、それでそのあとに会議の準備をやろうと思ってたんですけど、途中で上司から別の対応を頼まれたので、そっちを先にやることになってしまい、結果的には会議の準備が少ししか進まず、明日また続きをやらないといけなくて、その後、急ぎのメールが来て、それにも対応したので、結構バタバタしてしまいましたが、一応全部なんとかやりました、以上です。

~~~~~~~~~~~~
上記の報告について、読みやすくする修正案を提示してください

結果：

報告の冒頭に、要約を追加したい場合には、要約をお願いします。
少し長くなることが多いので、できれば、100文字～150文字程で要約してと入れておくのがおススメです。

結果：

入力：
ありがとうございます。ここまでの会話の内容から、上司への報告書を作成してください。冒頭に、本日の活動内容の要約をいれてください。

結果：

報告書の作成ができたら、生成系AIでの作成した文章感を調整して、コピー時に、マークダウン(**見出し**)の修正をしなくて済むように調整します。

入力：
生成系AIが作成したと判らないように、少し文章を調整してください。また、メールで報告したいので、プレーンテキストで出力してください。

結果：

#まとめ

Microsoft 365 Copilot Chat 上で下書きをするメリット

• Copilot に直ぐに相談して、修正してもらえる。
• 履歴として残る。
• プロンプトをお気に入り登録して、テンプレートにすれば、書き始めも楽にできる。

※ いきなりはちょっと、と思う場合には、テキストエディター → Microsoft 365 Copilot Chat 整理で、問題ないです。全然、問題ないです。

今までと違うパターンでいつもやっている仕事を対応してみると、新しい気付きが得られるので、先ずは、やってみるのがおススメです(^^