経済産業省が定める「DX認定事業者」としての認定を取得しました
当社では、テクノロジーを通じて「共に未来を切り開く」ことをミッションに掲げています。ビジネスに活用している情報を集約・統合し、データ活用を実現する全社プロジェクト「Oneソフトクリエイト構想」を通して、より社会のニーズにマッチした新しい価値のITサービス事業の創出に取り組んでいます。
政府がデジタル庁を作ったり、生産性の向上や業務効率化、働き方改革への取組みなど、DX を推進しようとする動きが活発になっています。
データやデジタル技術を使って、新たな価値を創出していく「DX」。そのために、ビジネスモデルや企業文化などの変革が求められ、号令はかかるが、DXを実現するための仕組みの構築が伴っていないなどの課題により進められていないという企業も多いのではないでしょうか？
中堅中小企業の DX の第1歩！DX を実現するために必要な「データのデジタル化」「業務プロセスのデジタル化」をサポートし、お客様のDX推進をご支援いたします。
各部門には、データの Excel 管理、受発注、申込書や申請書などの紙や捺印の必要な業務が多く残っています。 これらの業務をはじめ、予約状況の見える化、コンピテンシーや評価制度など、業務のデジタル化は進んでいますか？
メリット 01
デジタル化により業務効率化を実現できます
メリット 02
多様な働き方
への対応ができます
メリット 03
有事に備えたBCP対策の環境が実現できます
DXをスムーズに推進するには、アナログデータのデジタル化（デジタイゼーション） → ビジネスプロセスのデジタル化（デジタライゼーション） → 新しい価値の創出（DX）の順で進めるのが一般的です。ソフトクリエイトは、アナログデータおよび業務プロセスのデジタル化をサポートいたします。
紙ベースで管理をしていた顧客リストなどのデータをデータベース化、人の手作業で行われていた膨大なデータのコピー・アンド・ペースト作業をRPA（Robotic Process Automation）化することなど、アナログ業務をデジタル化することがデジタイゼーションです。このデジタイゼーションを実現して、業務効率やコスト削減を目指します。
ソフトクリエイトがオススメするデジタイゼーションは、「脱 Excel」と「ペーパーレス化」です。
業務で活用されているマイクロソフト社の表計算ソフト「Excel」。多くの人が利用しており、集計作業を中心とした業務を進める上で非常に便利なツールです。適材適所で利用する Excel は優秀ですが、一歩間違えると逆に非効率を生み出している可能性があります。
膨大なファイルの管理と共有
集計業務は、Excel で行うのはいいけれど、いつだれが作ったわからない Excel ファイルが膨大に増えてしまった。また、データを複数人で修正を重ねた結果、バージョンが異なる Excel ファイルが複数でき、最新のファイルがどれかわからなくなってしまった。
データ処理に時間がかかる
Excel のワークシートは、データの最大数が決まっているため、データ量の統制が必要となります。データ量が多い場合、Excel ファイルを開く時間がかかったり、関数の処理に時間がかかるケースがあります。また、点在するファイルを統合する場合、Excel のファイル数が多ければ多いほど、時間を要してしまいます。
マクロを使っている Excel の
ブラックボックス化
Excel の VBA やマクロで一連の作業を記録して業務を自動化することで、作業時間を大幅に短縮して効率化を実現できます。しかし、担当者が変わり、その Excel を修正しようと思っても VBA やマクロが理解できず、修正できない場合、業務に支障をきたすこともあります。
Excel の苦手部分や課題を解決する「脱 Excel」。膨大なデータ管理やデータ共有の課題の解決は、Web データベースやノーコード・ローコード開発ツールを利用することで解決できます。複数人によるデータ編集や管理ができ、データを一元管理することができます。
メリット 01
情報共有を効率化できます
メリット 02
データ共有が
簡単に行えます
メリット 03
カスタマイズ工数を
削減できます
メリット 04
データを定型化できます
メリット 05
属人化を解消できます
メリット 06
更新・管理コストを
削減できます
コロナ禍でリモートワークの環境が整ったとはいえ、業務内容によりやむを得ず出社して業務を行うことも少なくありません。ハンコを押すためだけに出社する「ハンコ出社」はコロナ禍で特に話題になりました。ハンコが必要な業務以外にも、まだ、アナログな紙を使う業務は残っています。 紙の書類で処理する業務をシステム化するペーパーレス化は、業務を効率化するだけでなく、コスト削減にもつながります。
人事労務に関する業務
採用に関する書類、雇用契約書をはじめとした入社手続きに伴う書類の作成や採用の準備にかかる書類が多く存在している。それぞれの書類に同じ内容を記入する必要があるなど、人事に関する書類は非常に手間がかかっています。
日々の契約業務
契約書は、書面による締結は、契約書を作成し、法務部門が確認してから契約書を印刷して押印するなど、契約締結までに多くの時間を要し、手間のかかる業務です。また、契約書は、保存する必要があったため保存するための場所が必要となり、保管する場所のコストもかかります。
各種申請・承認業務
申請書類の作成から決裁までの一連の流れで、書類の作成自体に時間がかかったり、書類の種類により承認者が異なるケースでは、承認が完了するまでに時間も手間もかかります。申請書類の確認で、抜け漏れが発生したり、申請書類を保管するスペースの確保するなどの問題もあります。さらに、紙の申請書類は、承認フローの中でどこであるか、現在の承認ステップが可視化できておらず、承認が完了するまでに時間を要しています。
紙の書類で処理する業務や
承認フローのデジタル化は、
ワークフローで実現できます。
メリット 01
コスト削減
ペーパーレス化による紙や印刷代、書類のやりとりにかかる郵送費用などが削減できます
メリット 02
業務効率化
さまざまなデバイスから、いつでもどこでも申請・承認・決裁が可能なため、承認処理の時間短縮につながり、業務効率化できます
メリット 03
内部統制
ガバナンスやコンプライアンスに準じた正しい経路設定により、内部統制を強化できます
アナログデータのデジタル化「デジタイゼーション」を1歩先が進めた考え方が「デジタライゼーション」、業務プロセスのデジタル化です。
人が行っていた単純作業をRPAを使ってデジタル化したり、各部門で利用しているアプリケーション間を連携して、業務を効率化させることも可能となります。「データ連携」「自動化」「可視化」などを主軸に組み合わせ、業務プロセスのデジタル化「デジタライゼーション」を進めていくことができます。
定型業務に時間がかかる
膨大な量のデータをコピー・ペーストする作業が多く、手作業で対応していて時間がかかっています。
入力後のチェック作業に時間がかかる
入力したデータに誤りがあるかをチェックする作業に時間がかかります。
業務がブラックボックス化している
業務を特定の担当者が行っており、その担当者が不在となり、その業務の内容や進め方ががわからない。
RPA（Robotic Process Automation）と呼ばれる自動化処理サービスにより、 繰り返し行う定型業務もデジタル化が可能です。 マイクロソフト社のRPAツール「Microsoft Power Automate」を利用することで、 定型業務をデジタル化して、自動化できます。 もちろん、どのような作業でも自動化できるわけではありませんが、顧客データ収集や在庫状況の確認、商品情報の更新など繰り返し行う定型作業の自動化が可能となり、作業時間やヒューマンエラーを削減し、大幅な業務の効率化ができます。
ワークフローでデジタル化が進んだら、 契約のプロセスもワークフローと電子契約サービスを連携することでデジタル化が可能です。 ワークフローシステム「AgileWorks」・「X-point Cloud」と電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」・「クラウドサイン」を連携して利用することができます。 ワークフローシステムと電子契約サービスを連携して利用することで、 契約書の作成から稟議承認の社内の契約プロセスと電子署名による契約締結、書類保管などの一連の契約プロセスをデジタル化できます。
メリット 01
人件費を削減できます
メリット 02
ミスを防止できます
メリット 03
24時間稼働が可能です
メリット 04
付加価値の高い業務に
集中化できます
メリット 05
現場単位の業務での
利用が可能です
アナログ業務をデジタル化することで、データが蓄積され、蓄積されたデータを管理・活用することができるようになります。DX の実現には、「データ活用」が重要な要素の1つです。
蓄積・収集したデータを分析し、その分析結果をもとに意思決定と戦略の立案・策定を行う必要があります。そのため、DX において正確なデータを収集・活用し、事業に生かすことは不可欠だと考えられています。
データを活用できる人材が不足
社内で利用できるデータを収集して、分析し、データを活用することに精通している人材が社内にいない。
データを分析する費用対効果が不透明
蓄積・収集したデータと連携可能なデータ分析ツールを導入していない。また導入してもツールをコストに見合う活用ができるかわらない。
データを収集しただけでは、意味のある活用につながりません。
データを可視化して分析して初めて、効果を生み出すことができます。
データを収集して分析することで、現状の業務にどのような課題があるのかが見えてきます。
しかし、収集した財務、人事、購買、在庫や販売などのデータを連携して一元管理することで、俯瞰的な視点で分析することも可能となります。
収集・連携したデータを活用することにより、業務における課題をあきらかにすることは、DX を推進する上でとても重要です。
メリット 01
DXを推進できる
アナログデータや業務プロセスをデジタル化したことで、データを活用し、業務の改善や事業の継続につなげることができる
メリット 02
生産性向上が期待できる
アナログ業務をツールなどでシステム化することで業務の処理にかかる負荷が軽減でき、生産性向上が期待できる
メリット 03
経営戦略で活用
収集したデータを顧客ニーズ、商品・サービス開発などで活用し、今後の事業活動につなげることができる
従来の受発注や入出荷管理は、オフィスに出社し、手書きや目視で行うアナログ業務で、納期の確認や進捗を確認するにも、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。
受発注、入出荷の情報を「kintone」でデジタル化し、情報の一元管理を実現しました。目的の情報を簡単に検索でき、納期を確認する業務の工数も大幅に削減することができ、各担当者は、kintoneで受発注や入出荷の情報を見るだけで進捗確認もできるので、お客様のお問合せなどにもスムーズに対応が行えるようになりました。
営業、技術などの部門ごとに管理するシステムが分離しているため、お客様とのコミュニケーション状況が社内でも共有されていないことが課題となっていました。各部のシステムを連携させることでお客様情報を共有できる環境を構築した結果、営業の提案力が向上、技術部門による迅速な技術サポートを提供したことでお客様の満足度が向上しました。
担当者にとって、負荷の高い取引先信用調査業務を Power Platform で自動化しました。営業がワークフローで申請し、承認後は与信情報が基幹システムへ自動で反映されるように改善を行いました。営業や信用調査業務担当者も業務にかかる負荷が軽減できました。信用調査業務を自動化したことで、与信調査の申請数が多くても、登録もれがなくなり、お客様とのお取引もスムーズになりました。
アナログデータおよび業務プロセスのデジタル化をサポートするメニューをご用意しております。
