「個人情報を守る」安全な仕組みと効率的な運用管理の仕組みを構築

株式会社RDサポート
社名株式会社RDサポート
設立1998年(平成10年)12月11日
住所〒101-0052 東京都千代田区神田小川町1-1-15 D&F御茶ノ水ビル5F
事業内容「食・健康」業界に特化した「人材派遣」「人材紹介業」を展開
ホームページhttps://www.rdsupport.co.jp/

課題・背景

プライバシーマークの更新に伴い、アクセスログを取得する仕組みの構築が必要になった

人材サービス事業を軸にとした事業を行なっているRDサポートで、労務管理、経理、ITなどのBackOffice 全体の業務すべてを2名体制で行なっている。「2名で同じ業務ができるようにしている」と株式会社RDサポート 管理部 須藤 幸子 氏と吉田 弥生 氏。現在は、この2人のワーキングマザーにより管理部を切り盛りしている。

管理部で2名体制になり、2010年にプライバシーマークを取得したという。人材派遣を行なう企業では、個人情報を一定数もっている場合、プライバシーマークの取得が義務付けられたからだ。6年たった現在も更新を続けている。

プライバシーマークの規定として、アクセスログの収集がある。同社では、プライバシーマークの取得時に義務化されていなかったため、アクセスログの収集はしていなかった。

しかし、大きな情報漏えいの事件・事故が起きたタイミングで、アクセスログを収集する仕組みがあるかどうかが企業としての対応方法を大きく変えると聞いた。

「万が一、情報漏えい事故が起きた場合、企業に説明責任があります。アクセスログを取ることで情報漏えいした経緯がわかるようにする必要があります。」と吉田氏は話す。3回目のプライバシーマークの更新を前に同社では、監視システム導入の検討をはじめた。

株式会社RDサポート

導入ポイント

  • 情報漏えいにつながる事故に備え、責任を全うするための仕組みを構築
  • 手動によるIT資産管理を自動化して、運用コストを削減

導入ストーリー

監視システムをアウトソースして、運用負荷を軽減

アクセスログを取得する監視システム導入の検討をはじめるにあたり、資料の入手、セミナーに参加するなどして、情報収集をはじめた。監視システムを選定するにあたり、運用負荷が軽減でき、初期投資が不要なクラウドサービスで探すことにしたという。管理する人員が少ないため、アウトソースしたいと考えていたからだ。監視システムのクラウドサービスは、少なかったが、「LanScope Cat SaaS on SCCloud」の他にもう1つのサービスがあり、2つのサービスを比較することにした。

初心者でも使いやすく操作性がよかった1つ目のサービスに気持ち的には傾いていたという。しかし、ソフトクリエイトが主催する「LanScope Cat実機体験セミナー」で実際に実機を操作したところ、思ったよりも難しくなかったと須藤氏。

「操作性に加え、おまけに機能面で勝った「LanScope Cat on SCCloud」は希望通りのシステムだった」と須藤氏は話す。こうして、「LanScope Cat on SCCloud」の導入を決めた。

ストレージ容量の上限を撤廃することで、生産性の向上にも期待

ファイルサーバ on SCCloud移行後、グループ企業が使えるストレージ容量の上限は撤廃された。各企業が必要とするだけデータを保存し、利用できるようになった。

「最近は写真や映像などの非構造化データの容量が増大しているため、2GBの容量だけでは、運用が難しかったと思います。これからは、大容量のデータでも保存・共有できることになるため、これまで以上にファイルサーバを活用することができるでしょう。その結果、各企業の生産性向上が期待できます」と桑原氏。

新しい環境に移行したが、使い勝手はこれまでと何も変わらない。ユーザの中には、環境を移行したことに気がつかないケースもあるという。そのため、ユーザへの周知や教育なども必要としない。ユーザにとって、今回の更改はメリットが大きいものとなっている。

資産管理機能で管理コストが削減し、抑止効果もうまれた

また、「LanScope Cat on SCCloud」導入前は、ソフトウェアを中心としたIT資産の管理をExcelで行なっていた。「Excelでの管理だと、IT資産が変わるたびにExcelの更新が必要で手間がかかっていました」と須藤氏は話してくれた。「LanScope Cat SaaS on SCCloud」導入後は、IT資産の管理が可能なLanScope Cat の機能を利用して、IT資産の管理を行なっている。LanScope Catは、管理が必要な情報を自動で収集するため、管理が容易になったとLanScope Catの魅力を語った。

「LanScope Cat on SCCloud」導入時に、監視システムの導入を社内へ周知した。監視システムの導入は、プライバシーマークを更新する前提での導入だったこともあるが、LanScope Cat で監視することについては、情報セキュリティ教育の中でもしっかり話しているという。このこともあってか社内の反発などはまったくなかったと笑って吉田氏は話す。

LanScope Cat on SCCloud で監視しているが、まだ、禁止事項等大きな制約は実施していない。アクセスログの解析を行い、どのぐらいの制約が必要かを検討している段階だという。

ほとんどの社員がモバイルPCを利用している同社では、自宅にPCを持ち帰ることも可能だ。しかし、自宅でPCを利用したとしてもアクセスログを収集している。業務以外での利用は把握しているがウィルス感染が怖いという。「社外での利用は、ブロック(フィルタ)できないため、感染リスクが高くなる。万が一、ウィルスに感染して個人情報が流出したら、大変なことになる。」(吉田氏。)

監視システムを導入したことで、抑止効果があったと須藤氏は説明する。1~2週間ぐらいの間隔でアクセスログを見ているが導入当初と比べるとPCの個人利用は減り、無駄がなくなったという。アクセスログを見てから言われる前に社員自ら報告するようになったと笑って吉田氏は話す。また、社員の行動が律されたという効果は感じると須藤氏と吉田氏。

LanScope Cat on SCCloud では、ソフトウェアを中心とした資産管理を行なっているが、今後、PCの入れ替え等も発生するので、機器管理も整備していくという。LanScope Cat on SClooud でも機器管理は可能であるが、他によい製品やサービスがあれば考え、社内のIT環境の整備を続けると話してくれた。

いつでもどこでも働ける環境の構築

今後、フリーアドレス制の導入に伴い、固定電話を廃止し、スマートフォンを利用するという。スマートフォンの管理は、LanScope An の無償版を利用して行なっていく。

フリーアドレス制の導入は、働き方改革の第1歩だと吉田氏はいう。固定席制は、複数のフロアに居室が分かれることで、コミュニケーションが希薄になったと感じた。コミュニケーションが希薄になることで、業務効率や生産性が低下してのではないかと感じた須藤氏と吉田氏。そこで、まずはフリーアドレス制を導入したという。業務効率の改善と生産性の向上を目指し「ワークスタイル変革」を起こすため、プロジェクトチームを発足したと話してくれた。プロジェクトチームは有志をつのった結果、男女半々の構成だ。また、ワークライフバランスを重視する若手社員もプロジェクトチームのメンバーだ。

すでに、フレックス制を導入している同社では、今後、在宅勤務を含め、いつでもどこでも働ける環境を構築したいという。それには、まだまだIT投資が必要だ。個人情報を送付することが多い同社では、メール暗号化のソリューションや端末に依存せずいつでもどこからでもメールを確認できる環境を構築する予定だ。

セキュリティを担保し、働き方改革を進め、多様な働き方を実現するための終わらない課題と挑戦と戦いは続く。

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