2系統のワークフローシステムを「X-point Cloud」に統合
申請・承認業務の効率化とガバナンス強化を実現

申請・承認業務の健全性を高めるため、
ブラックボックス化した2つの旧基盤の刷新を決断

ペット関連商品の販売、グルーミングサロン、ペットホテル、動物病院、どうぶつ医療センターの全国展開など、ペットのトータルケアをサポートする事業を多角的に展開するイオンペット株式会社。

ワークフロー基盤刷新の成否を分ける「運用設計」
営業・技術の一体感と、「悩み」に向き合う姿勢が選定の決め手に

製品およびパートナー選定の経緯を、平井氏は次のように明かす。
「RFP（提案依頼書）の作成にあたり、把握しているシステム上の課題は整理し、不明点は明確に『わからない』と書きました。通常のシステム案件と違い、情シス部門の把握には限界もある。だからこそ、その前提で一緒に考えてほしい、運用設計を伴走支援してほしいとリクエストしました。さらに各社に既存2システムのアカウントをお渡し、実状をありのままに見てもらったことで、精度の高い提案をいただけました。」

さらに、プレゼンは営業ではなく、実際に案件を進めるPM（プロジェクトマネージャー）の登壇を条件とした。平井氏はその理由を、「製品を入れるだけで終わらず、実行する本人が我々の課題、悩みを深く理解して進めてもらえるか。PMとしての実行力を、提案の場で見極めたかった。」と明かす。

選考の結果、製品は エイトレッドの「X-point Cloud」 が選ばれた。
「標準機能が充実している製品としての優秀さと、柔軟性を評価して選定しました。以前のシステムにはワークフロー製品にあるべき基本機能が欠けていたため、今回は標準機能での実現にこだわりました。カスタマイズではなく業務を標準化しないと、また何年後かに同じことになる。加えて、条件分岐など、業務に合わせて変更できる高い柔軟性も、決め手になりました。」（平井氏）

そして平井氏は、ソフトクリエイトをパートナーに選んだ決め手を、次のように明かす。
「1点目は、過去に難易度の高いネットワーク刷新プロジェクトを共に乗り切った信頼と実績。お願いしたら絶対にやりきってくれるだろうという安心感がありました。2点目は、営業とエンジニアの一体感。営業担当も技術に詳しく、伝えた悩みが正確に技術サイドへ伝わる。課題の本質を捉えて持ち帰ってくれる。エンジニアの方々も、機能だけじゃない我々の業務上の悩みに向き合ってくれる。これは他社にはない、ソフトクリエイトの強みだと感じました。」

現状調査から運用体制の構築まで
完遂に導いた伴走支援の工夫

本プロジェクトの実務を統括したIT推進本部 情報システム部の張替瑞枝氏は、構築過程におけるソフトクリエイトの伴走を次のように振り返る。

工夫ポイント① 3カ月間に及ぶ徹底した現状調査と実態の可視化

工夫ポイント② 法務部門を交えた規定の再定義と全社的な標準化の実現

280種類の帳票を精査する過程では、法務部門を交えた調整をソフトクリエイトと共に実施。あるべき承認ルートへの落とし込みと共に、帳票数を130種と大きく削減した。

「詳細な分岐条件をヌケモレなく整備するため、詳細を確認し合うミーティングの機会を週に2～3回も設定いただきました。ソフトクリエイトが代案を提示しながら、粘り強く合意形成を支援してくれたことが、現場の抵抗感の払拭において、非常に大きかったです。」（張替氏）

工夫ポイント③ ヘルプデスクを含めた3社連携による運用体制の構築

さらに、リリース後の安定稼働を見据えたメンテナンス体制のグランドデザインも描かれた。イオンペット、ソフトクリエイト、そしてヘルプデスクを担う外部企業の3社で運用方針を策定。異動に伴う役職変更のデータ更新フローや、不具合時の相談窓口、エスカレーションルートまで明確化した。

「体制が仕組みとして整ったことで、情シスがブラックボックスに悩まされることもなくなりました。更新フローや窓口が一本化されているため、現場も我々も迷うことがなく、安心して活用できています。」（張替氏）

インフラとして「誰もが迷わず使える」安定稼働を実現
承認の停滞を排除し、意思決定を迅速化

導入から半年、約3,300名が利用するX-point Cloudは、安定した稼働を続けている。財務経理本部 経理部部長の日影梨沙氏は、実務面での変化を次のように語る。

確実な進捗管理と柔軟な対応を高く評価
引き続き安定維持にむけた支援に期待

張替氏は、今後の展望と期待を、次のように語る。
「人事異動や組織変更が頻繁な当社にとって、X-point Cloudの柔軟性は最適です。今後も、現場のニーズに即応できるきめ細かな機能の拡充に期待しています。また、初期の現状調査から3社間での運用体制構築まで、ソフトクリエイトが深く入り込み伴走してくれたことが、いまの安心感につながっています。これからも変わらぬ支援に期待します。」（張替氏）

最後に、平井氏はソフトクリエイトへの評価と期待を、こう結んだ。
「やはり技術と営業の一体感は素晴らしく、会議のたびに各部署への確認を怠らない丁寧なコミュニケーションにも感謝しています。不確定要素が多い業務システムのプロジェクトでも確実な進捗管理と柔軟な対応を両立いただいたことで、ソフトクリエイトの次のステージを垣間見た心境です。今後も引き続き、当社のIT基盤を支えてほしいと期待しています。」（平井氏）